{"id":96618,"date":"2021-04-04T06:11:26","date_gmt":"2021-04-04T04:11:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.jedox.com\/blog\/human-resource-planning\/"},"modified":"2025-11-21T13:50:07","modified_gmt":"2025-11-21T12:50:07","slug":"personalplanung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.jedox.com\/de\/blog\/personalplanung\/","title":{"rendered":"Personalplanung: 5\u202fentscheidende Schritte zur Optimierung Ihrer Personalplanung"},"content":{"rendered":"

Unter Personalplanung versteht man den Prozess innerhalb einer Organisation, mit dem sichergestellt wird, dass ein Personalbedarf rechtzeitig erkannt und entsprechend darauf reagiert wird. Die\u202fPersonalplanung\u202fzu definieren ist das eine\u202f\u2013 den Prozess reibungslos und effizient zu gestalten das andere. Wenn es darum geht, wer f\u00fcr die Personalplanung verantwortlich ist, gibt es zwei Herangehensweisen: einerseits die M\u00f6glichkeit einer zentralisierten Planung, bei der die Personalabteilung oder ein Personalleiter f\u00fcr die gesamte Sparte oder Fachabteilung zust\u00e4ndig sind, und andererseits ein dezentralisiertes Vorgehen, bei dem Teamleiter oder Teammitglieder die Planung f\u00fcr ihre Gruppen innerhalb der Organisation \u00fcbernehmen. <\/strong><\/p>\n

\n

Was ist Personalplanung?<\/h2>\n

Die Personalplanung ist der Prozess, mit dem zun\u00e4chst der Personalbedarf eines Unternehmens ermittelt wird, bevor Pl\u00e4ne erarbeitet werden, um dieses Personal m\u00f6glichst optimal einzusetzen. Ziel ist es, dass jede Stelle von qualifizierten Mitarbeitern besetzt wird und es weder zu viel noch zu wenig Personal gibt. Das zugrundeliegende \u00f6konomische Konzept ist das von Angebot und Nachfrage, das hier auf das Personalwesen angewendet werden kann.<\/p>\n<\/div>\n

Die Bedeutung der Personalplanung<\/h2>\n

Bei beiden Ans\u00e4tzen f\u00e4llt diese Aufgabe normalerweise nicht in den Zust\u00e4ndigkeitsbereich der oberen F\u00fchrungsebene, da es sich in der Regel um einen Bottom-up-Prozess handelt, bei dem nicht \u00fcber mehrere Jahre geplant wird. Doch lassen Sie sich davon nicht t\u00e4uschen: Der Prozess ist extrem wichtig. Im Idealfall bildet die Personalplanung<\/a> den Schnittpunkt zwischen Human Resources Management und der allgemeinen Unternehmensstrategie. Eine alternde Arbeitnehmerschaft in den meisten Industrienationen und die steigende Nachfrage nach Fachkr\u00e4ften (Stichwort \u201eFachkr\u00e4ftemangel\u201c) haben die Bedeutung der Personalplanung innerhalb der Unternehmen verst\u00e4rkt\u202f\u2013 eine Entwicklung, die sich in den kommenden Jahren voraussichtlich fortsetzen wird.\u202fDem Marktforschungsunternehmen\u202fGartner zufolge zwingen rasante Ver\u00e4nderungen und Initiativen zur Umstrukturierung von Unternehmen Personalverantwortliche dazu, in Personalplanungstechnologien zu investieren, um die Zusammensetzung und die Produktivit\u00e4t ihrer Belegschaft sowie die Lohnkosten zu optimieren.<\/p>\n

In diesem Artikel beleuchten wir zun\u00e4chst die f\u00fcnf entscheidenden Schritte bei der strategischen Planung und im Workforce Management und stellen Technologien zur Unterst\u00fctzung dieser Schritte vor. Anhand von Fallbeispielen zeigen wir dann, wie der Einsatz von Planungstools das Workforce Management vereinfachen kann und welcher enorme unternehmerische Nutzen damit verbunden ist.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Die f\u00fcnf Schritte der Personalplanung<\/h2>\n

Effiziente strategische Planung und Workforce Management lassen sich in f\u00fcnf zentrale Prozessschritte unterteilen:<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

1.\u202fNutzen Sie die Finanzplanung, um strategische Personalziele zu setzen<\/h2>\n

Aus unserer Perspektive ist die Vertriebsplanung f\u00fcr ein Unternehmen der wichtigste zu planende Aspekt\u202f\u2013 gefolgt von der Personalplanung. Mit der Vertriebsplanung bestimmen Sie als Organisation die k\u00fcnftige Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens. Bei der Personalplanung legen Sie, abh\u00e4ngig von der geplanten Gr\u00f6\u00dfe und den Anforderungen der Organisation, die Ausgaben f\u00fcr die Arbeitskr\u00e4fte fest.<\/p>\n

Das ist die Grundlage: Die Vertriebsplanung l\u00e4sst Sie absch\u00e4tzen, wie viele Mitarbeiter Sie in Zukunft einstellen m\u00fcssen. In diesem Jahr besch\u00e4ftigten Sie X\u202fMitarbeiter. Basierend auf Ihrer Vertriebsplanung ist klar, dass Sie im kommenden Jahr Y\u202fMitarbeiter ben\u00f6tigen. Eine aktuelle Bestandsaufnahme ist also immer Ausgangspunkt der Personalplanung.<\/p>\n

Finanz- und Personalverantwortliche k\u00f6nnen durch eine engere Zusammenarbeit und einen erweiterten Informationsaustausch den strategischen Wert der Unternehmensplanung und die Effektivit\u00e4t der Personalplanung erh\u00f6hen.<\/p>\n

(Gartner)<\/p><\/blockquote>\n

Wie Jedox die Finanzplanung nutzt<\/h3>\n

F\u00fcr jeden der f\u00fcnf zentralen Schritte der Personalplanung, die Gegenstand dieses Blogbeitrags sind, liefert Jedox Tools zur Beschleunigung und Verschlankung der Prozessschritte.<\/p>\n

Das Jedox Personalplanungstool<\/a> liefert ausgekl\u00fcgelte, jedoch einfach zu bedienende Online-Berechnungen sowie eine \u201eSplashing\u201c-Funktion, die es den Anwendern erm\u00f6glicht, Werte zu modifizieren und sie auf die bestehende Struktur zu verteilen. So ist etwa eine normale Eingabe in eine konsolidierte Zelle nicht m\u00f6glich, um zu verhindern, dass die Anwender versehentlich Werte ver\u00e4ndern und so die Daten besch\u00e4digen. Konsolidierte Daten sind das Ergebnis von Basiselementdaten. Allerdings bietet Jedox den Anwendern die M\u00f6glichkeit, einen Wert direkt zum \u201eSplashen\u201c einzugeben. Dabei wird der Wert automatisch auf die nachfolgenden Basiselemente verteilt. Falls also beispielsweise ein Gesamtbetrag um 10\u202f% verringert wird, verringert sich der Wert jeder einzelnen Kategorie entsprechend.<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Dies kann um mehrere Faktoren erfolgen (z.\u202fB. kann ein Wert in einer bestimmten Region oder einem Funktionsbereich um 10\u202f% sinken, w\u00e4hrend er in einer anderen Region je nach Wunsch weniger oder mehr sinkt). Dar\u00fcber hinaus erm\u00f6glicht es die OLAP-Datenbank den Anwendern, Daten aus verschiedenen Perspektiven zu filtern und anzeigen zu lassen. Diese komplexere Aufschl\u00fcsselung der strategischen Ziele ist deutlich aussagekr\u00e4ftiger als ein \u00fcbergeordneter Prozentsatz. Auf diese Weise k\u00f6nnen die Ziele pr\u00e4ziser umgesetzt werden.<\/p>\n

2. Bereiten Sie die Personalplanung vor<\/h2>\n

Der zweite Schritt besteht darin, die\u202fPersonalplanung\u202fvorzubereiten, um festzulegen, wer daran beteiligt sein wird, wer dazu beitragen soll usw. Wie eingangs bereits erw\u00e4hnt, gibt es dabei zwei grundlegende Herangehensweisen: eine zentralisierte Variante, bei der die Personalabteilung oder der Personalleiter die Verantwortung f\u00fcr den Prozess in der Organisation oder Fachabteilung \u00fcbernehmen, oder eine dezentralisierte Form, bei der sich die einzelnen Manager oder eigens daf\u00fcr benannte Teammitglieder an der Planung f\u00fcr ihr Team beteiligen. Nachdem Sie festgelegt haben, wer am Planungsprozess beteiligt sein soll, bestimmen Sie die Anzahl der zu planenden Positionen.<\/p>\n

Die beiden wichtigsten Positionen sind die Mitarbeiterzahl und Vollzeit\u00e4quivalente (VZ\u00c4). Diese beiden Begriffe sollten nicht durcheinandergebracht werden: Die Mitarbeiterzahl ist immer eine ganze Zahl, w\u00e4hrend ein VZ\u00c4 als Prozentsatz dargestellt werden kann (z.\u202fB. 50\u202f% oder 25\u202f%). Wenn die Planung sehr auf das Wesentliche reduziert ist, konzentriert man sich bei der Personalplanung nur auf diese beiden Positionen.<\/p>\n

\"\"

Die Personalplanung kann minimalistisch sein oder hunderte unterschiedliche Planungsparameter beinhalten. Es gibt keinen allgemeing\u00fcltigen Ansatz f\u00fcr jedes Unternehmen und jeden Planungsprozess.<\/p><\/div>\n

Ein Beispiel:<\/strong>\u202fEin Unternehmen hat 1.000\u202fMitarbeiter. Der strategischen Planung zufolge m\u00fcssen die Kosten um 10\u202f% gesenkt werden, sodass \u00fcber die Personalplanung bestimmt wird, welche Teams Personal abbauen m\u00fcssen, um auf die 10\u202f% zu kommen. In anderen F\u00e4llen werden viele weitere Positionen in die Planung einbezogen. Dies k\u00f6nnten L\u00f6hne und Geh\u00e4lter, regionale Parameter (z.\u202fB. Versicherungen, Pensionspl\u00e4ne, Mitarbeitertyp) oder Personalzusatzkosten (z.\u202fB. Firmenwagen, Autokostenzusch\u00fcsse, Fahrtkostenerstattungen, Sozialausgaben) sein.<\/p>\n

Grunds\u00e4tzlich gilt, dass es kein Patentrezept gibt, das auf jedes Unternehmen und jeden Planungsprozess passt. Manche Unternehmen kommen mit nur zwei Positionen zurecht, andere brauchen drei\u00dfig. Dies h\u00e4ngt von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Eines ist jedoch zu beachten: Entscheidend f\u00fcr einen m\u00f6glichst\u202feffektiven Personalplanungsprozess\u202fist nicht ein m\u00f6glichst hoher Detailgrad (d.\u202fh. die Datenmenge als solche), sondern es kommt darauf an, die richtige Menge an Daten zu haben.<\/p>\n

Wie Jedox den Personalplanungsprozess unterst\u00fctzt<\/h3>\n

Um Ist-Werte nutzen zu k\u00f6nnen, ben\u00f6tigt man Schnittstellen zu bestehenden Systemen\u202f\u2013 also Zugang zu Unternehmensdatenbanken. Hier kommt der Jedox Integrator<\/a> ins Spiel. Mit diesem benutzerfreundlichen und leistungsstarken Tool k\u00f6nnen die Anwender alle Datenbanksysteme mit dem mehrdimensionalen Jedox OLAP-Server verbinden\u202f\u2013 und somit BI-\/EPM-Applikationen mit Jedox schnell und einfach in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Mit dieser Funktion k\u00f6nnen die Anwender die Daten dort nutzen, wo sie sie brauchen.<\/p>\n

Sicherheit ist in diesem Zusammenhang ebenfalls wichtig. Da Personaldaten normalerweise vertraulich sind, wollen Unternehmen nicht allen Mitarbeitern Zugang zu den L\u00f6hnen und Geh\u00e4ltern einzelner Personen gew\u00e4hren. Die M\u00f6glichkeit, den Zugang f\u00fcr die Anwender zu beschr\u00e4nken oder zu sperren, ist daher eine wichtige Funktion von Jedox.<\/p>\n

\"\"

Einfache Datenintegration und Sicherheitsverwaltung in der webbasierten Personalplanung: Sie steuern das detaillierte Datensicherheitsmodell und verwalten Anwender, Gruppen und Rollen so, dass ein Kostenstellenleiter nur die Daten seines Teams sieht.<\/p><\/div>\n

3. Sammeln Sie Daten<\/h2>\n

Der dritte Schritt im Prozess ist die Erhebung von Ist-Daten. Zum Zeitpunkt der Personalplanung wei\u00df das Unternehmen normalerweise, dass die meisten der aktuell besch\u00e4ftigten Personen auch im kommenden Jahr f\u00fcr das Unternehmen t\u00e4tig sein werden, da es beim Personal im Jahresvergleich wenig Schwankungen gibt. Im Laufe eines Jahres scheiden vielleicht einige Leute aus dem Unternehmen aus, sodass neue Mitarbeiter eingestellt werden, doch die Mehrheit der Personen, mit denen geplant wird, ist bereits im Unternehmen. Die Organisation kennt also ihre Namen, Geh\u00e4lter, Vorgesetzten usw. Diese Daten liefern die Basis f\u00fcr die Planung.<\/p>\n

Um die Personalplanung zu unterst\u00fctzen, m\u00fcssen die Mitarbeiter Ist-Daten in einer nutzbaren Form erfassen. Sobald die strategischen Ziele festgelegt sind, muss sich der Planer auf einzelne Personen konzentrieren:<\/p>\n