{"id":70915,"date":"2020-07-23T11:24:16","date_gmt":"2020-07-23T09:24:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.jedox.com\/?p=70915"},"modified":"2025-01-21T11:37:01","modified_gmt":"2025-01-21T10:37:01","slug":"7-fehler-im-projektcontrolling","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.jedox.com\/de\/blog\/7-fehler-im-projektcontrolling\/","title":{"rendered":"Wie sie die 7 schwersten Fehler im Projekt- und Portfoliocontrolling vermeiden"},"content":{"rendered":"

Diese Woche hei\u00dfen wir unseren Diamond-Partner <\/strong>smartPM.solutions<\/strong><\/a> als Gastautor im Jedox-Blog willkommen. Die Projektcontrolling-Experten zeigen Ihnen die sieben schwersten Fehler im Projekt- und Portfoliocontrolling auf und besprechen, wie eine Softwarel\u00f6sung hilft, diese zu vermeiden. <\/strong><\/p>\n

Zahlreiche Projektantr\u00e4ge, -genehmigungen, Budget- und Ressourcenzuweisungen sowie die Erfolgs\u00fcberwachung von Projekten und Portfolios bringen viele Projektcontroller regelm\u00e4\u00dfig an Ihre Kapazit\u00e4tsgrenzen. Wir fassen die sieben schwersten Fehler im Projektcontrolling zusammen und zeigen auf, wie sich diese vermeiden lassen \u2013 einfach, praxiserprobt und anhand von Beispielen. Anhand eines flexiblen, durchdachten Projektcontrolling-Tools reduzieren Sie nicht nur Kosten- und Zeitaufwand, sondern \u00fcberblicken zu jeder Zeit m\u00fchelos alle Projekte und Portfolios.<\/p>\n

1. Fehlender Single Point of Truth<\/h2>\n

In vielen Unternehmen wird im Projektcontrolling mit Excel-Dateien gearbeitet. Unz\u00e4hlige Bearbeiter f\u00fchren unterschiedliche Versionen h\u00e4ndisch zusammen. Aufgrund der komplexen, fehleranf\u00e4lligen und aufwendigen Prozesse ist die Sicherheit der Aussagen auf Basis dieser Daten begrenzt: Das Management kann jede darauf basierende Entscheidung anzweifeln.<\/p>\n

Die L\u00f6sung dieses Problems liegt in integrierten Daten. Um uneingeschr\u00e4nktes Vertrauen in Projektzahlen zu erreichen, ist es notwendig, alle relevanten Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzuf\u00fchren und f\u00fcr alle Beteiligten zug\u00e4nglich zu machen. Durch die Verkn\u00fcpfung von Beschaffungs-, Auftrags-, Personal- und Kapazit\u00e4tsplanungsdaten k\u00f6nnen Verantwortliche auf aktuelle und richtige Zahlen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen. Dies wird auch als Single Point of Truth (SPOT) bezeichnet.<\/p>\n

F\u00fcr eine nahtlose Datenintegration und Anbindung aller Vorsysteme wird hier eine modular aufgebaute und flexibel an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassbare Controlling-Software<\/a> empfohlen. Moderne Projektcontrolling und Portfoliooptimierungs-L\u00f6sungen verhindern Insell\u00f6sungen und erlauben die modulare Erweiterung bis hin zur vollst\u00e4ndig integrierten Unternehmensplanung. Diese Erweiterbarkeit der standardisierten und praxiserprobten Module sehen Projektcontroller als gro\u00dfen Vorteil. Anwenderberichte aus dem Bereich zeigen ein umfassendes Kosten- und Zeiteinsparungspotenzial bei Anwendung der L\u00f6sung \u2013 lt. Kundenaussagen zwischen 50 % und 60 % bzw. mehrere Mio. Euro durch die konsequente Anwendung von Budgetobergrenzen und die Reduktion von komplexen Prozessen.<\/p>\n

2. Nicht oder unzureichend definierte Rahmenbedingungen und Richtlinien<\/h2>\n

Die Rechtfertigung von Projektablehnungen und -genehmigungen muss auf Basis gut \u00fcberlegter und definierter Rahmenbedingungen und Richtlinien erfolgen. Die Forschung gibt hier sinnvolle Strukturen wie PMI, PMBOK oder Prince2 vor.<\/p>\n

Definieren Sie Schl\u00fcsselinformationen f\u00fcr Projektantr\u00e4ge, wie etwa strategische Relevanz in Abstimmung mit den Unternehmenszielen, Budget, Ressourcen und Zeitplan\u00a0 als notwendig f\u00fcr die Projekteinreichung. Fehlende Vergleichbarkeit f\u00fchrt zu verl\u00e4ngerten Prozessen und schwer argumentierbaren Entscheidungen.<\/p>\n

Best-practice Projektcontrolling-L\u00f6sungen wenden anerkannte Projektmanagement- und Controlling-Standards automatisch an. So k\u00f6nnen beispielsweise nur Projekte beantragt werden, die vorgegebene Kriterien erf\u00fcllen und durchlaufen dann einen definierten Freigabeprozess (etwa das 4-Augenprinzip ab einer bestimmten Budgeth\u00f6he). Auch die Zuordnung zu bestimmten Projekt-Clustern und die H\u00e4ufigkeit von Projektstatus\u00fcberpr\u00fcfungen lassen sich idealerweise von den Vorgaben der jeweiligen Standards abh\u00e4ngig machen.<\/p>\n

3. Mangelhafte Priorisierung von Projekten bzw. fehlende Zuteilung zu Portfolios<\/h2>\n

Viele Projekte gleichzeitig zu steuern bedarf einer durchdachten Planung und Zuteilung von Ressourcen entsprechend der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Treffen Sie mittels definierter, gewichteter Kriterien, wie beispielsweise Deckungsbeitrag, strategische Relevanz, Projektkosten, Risiko- oder Opportunit\u00e4tskosten, fundierte, objektive Entscheidungen.<\/p>\n

In f\u00fchrenden Projektcontrolling-L\u00f6sungen lassen sich flexibel anpassbare Scoringsysteme zur Projektpriorisierung nutzen. Abbildung 1 gibt einen beispielhaften \u00dcberblick \u00fcber das Portfolio-Balancing nach ausgew\u00e4hlten Kriterien in unserer L\u00f6sung. Die Nachvollziehbarkeit f\u00fcr Projektgenehmigungen und den Vorzug von Projekten werden dadurch sichergestellt. Die Zuweisung von Projekten zu bestimmten Clustern\/Portfolios erlaubt eine eindeutige Klassifizierung.<\/p>\n

\"SmartPM<\/p>\n

Abbildung 1: Beispielhaftes Portfolio-Balancing, Budgetrahmen, strategische Relevanz, Risiko und Portfoliozugeh\u00f6rigkeit.<\/em><\/p>\n

4. Starre Zeitpunkte f\u00fcr die Evaluierung des Projektfortschrittes und -erfolges<\/h2>\n

Meist werden f\u00fcr Projekte fix definierte Zeitpunkte f\u00fcr die Kontrolle des Projekterfolges definiert, z. B. nach gewissen Meilensteinen oder kurz vor Ende des Projektes. Genau hier liegt der Fehler, da sich unvorhergesehene Ereignisse massiv auf den Projekterfolg auswirken k\u00f6nnen und deren Korrektur direkt erfolgen sollte.<\/p>\n

Eine laufende Kontrolle des Projektes und Portfolios w\u00e4hrend des gesamten Projekt-Lebenszyklus verhindert b\u00f6se \u00dcberraschungen. Mittels Projekt-Performance-Management (Projektcontrolling) werden zun\u00e4chst die Projekt-Pipeline, dann der Projektstatus, die Kosten, ben\u00f6tigte Ressourcen und Risiken laufend \u00fcberwacht und ein umfassender \u00dcberblick \u00fcber alle Projekte und Portfolios des Unternehmens erm\u00f6glicht (siehe Abbildung 2).<\/p>\n

Hilfreich f\u00fcr Entscheidungen sind Methoden wie Drill-Down, Ad-hoc-Analysen, Meilenstein-Trend-Analysen, Earned-Value-Analysen, rollierende Kostenplanung und vor allem Was-w\u00e4re-wenn-Simulationen. Der Abruf des Status der Projekte sollte dabei jederzeit m\u00f6glich sein.<\/p>\n

\"SmartPM<\/p>\n

Abbildung 2: Beispielhafter All-in-One-\u00dcberblick aller relevanten Projekt- und Portfolio-Informationen (z. B. Meilensteine, Zeit, Kosten, Ressourcen, Abweichungen etc.).<\/em><\/p>\n

5. HR-Ressourcenengp\u00e4sse nicht wirksam adressieren<\/h2>\n

Viele Unternehmen, mit denen wir \u00fcber das Ressourcenmanagement sprechen, beurteilen die Ressourcenzuweisung von Mitarbeitern mit den richtigen F\u00e4higkeiten f\u00fcr den Projekterfolg als gleichzeitig \u00e4u\u00dferst relevant und hochkomplex. H\u00e4ufig gibt es Engp\u00e4sse bei bestimmten Qualifikationen, um die sich unterschiedliche Abteilungen streiten. Die regelm\u00e4\u00dfige Neuzuordnung von Mitarbeitern mit entsprechendem Knowhow von Projekten mit geringerer strategischer Relevanz f\u00fcr das Unternehmen zu jenen mit hoher Bedeutung geh\u00f6rt zum Standard.<\/p>\n

Ein Projektcontrolling-Tool unterst\u00fctzt Sie bei Entscheidungen der Zuweisung, die auch auf die strategischen Ziele des Unternehmens und Projektabh\u00e4ngigkeiten abgestimmt sind. Ein passendes Werkzeug gibt einen \u00dcberblick \u00fcber die ben\u00f6tigten Skills und Ressourcen f\u00fcr Projekte in der Zukunft (z. B. f\u00fcr die n\u00e4chsten 2 Jahre). Dadurch machen Sie besonders stark nachgefragte Skills durch Weiterbildungsma\u00dfnahmen oder Einstellungsoffensiven in h\u00f6herem Umfang verf\u00fcgbar. Ben\u00f6tigte externe Ressourcen oder Freistellungen von Personal planen Sie so fr\u00fchzeitig. Entsprechende Softwares erkennen Engp\u00e4sse und leiten Abstimmungsprozesse automatisiert ein. Das hilft dem Management, schnell und informiert zu reagieren.<\/p>\n

Dieses Prinzip der fr\u00fchzeitigen Identifikation von drohenden Engp\u00e4ssen oder Ressourcenkonflikten ist mit einer Projektcontrolling-L\u00f6sung problemlos auf andere Ressourcen wie Produktionsmittel, zu beschaffende G\u00fcter etc. anwendbar.<\/p>\n

6. Fehlende Kommunikation zwischen Verantwortlichen und mangelndes Projekt-Reporting<\/h2>\n

Normalerweise sind mehrere Abteilungen pro Projekt involviert. Unternehmensinterne Verflechtungen und auch dar\u00fcberhinausgehende Abstimmungen mit verbundenen Unternehmen oder Lieferanten und Kunden erfordern eine regelm\u00e4\u00dfige, strukturierte Information und Kommunikation. W\u00e4hrend pers\u00f6nliche Meetings sinnvoll aber nicht immer m\u00f6glich sind \u2013 wie jetzt in Krisenzeiten \u2013 stellen sich Kommunikationstools \u00e0 la Microsoft Teams, Planner oder Project als n\u00e4chstbeste Wahl heraus.<\/p>\n

Die nahtlose Integration dieser Tools in die Projektcontrolling-L\u00f6sung erlaubt eine eindeutige Aufgabenzuweisung und Online-Kollaboration (z. B. \u00fcber Live-Chat via Teams) der Verantwortlichen. Deadlines und nachverfolgbare Aufgabenpakete sichern die erfolgreiche Abstimmung \u2013 alle Beteiligten arbeiten im gleichen System und mit demselben Datenstand. Personen ohne entsprechende Projektmanagementausbildung, wie etwa Techniker oder Wissenschaftler, kommen problemlos mit entsprechenden Systemen zurecht. Ein stets aktueller, standardisierter Projektstatusbericht auf Knopfdruck hilft bei der Kommunikation und spart Zeit in der Vorbereitung. Auslastungsvorschau und (rollierende) Kostenprognosen stellen einen integralen Bestandteil des Reports dar.<\/p>\n

7. Bew\u00e4hrte Vorlagen nicht nutzen und immer wieder die gleichen Fehler machen<\/h2>\n

Warum nicht aus Fehlern lernen und durch die Dokumentation dieser eine Wiederholung verhindern? Die M\u00f6glichkeit einer standardisierten, \u00fcbersichtlichen Erfassung von Projekterfahrungen und eines gesicherten Zugriffes aller Beteiligten wird durch ein modernes Projektcontrolling-Tool sichergestellt. \u201eLessons Learned\u201c nach Projektabschluss sowie die Verwendung von gut funktionierenden Vorlagen abgeschlossener Projekte in einem System erh\u00f6hen die Effizienz und reduzieren Fehler. Durch die Projektnachkalkulation identifizieren Sie gr\u00f6\u00dfere Abweichungen zur urspr\u00fcnglichen Planung und leiten daraus Empfehlungen f\u00fcr zuk\u00fcnftige \u00e4hnliche Projekte ab.<\/p>\n

Zusammenfassung: Wie Sie die 7 schwersten Fehler im Projekt- und Portfoliocontrolling vermeiden<\/h2>\n