Personalplanung: 5 entscheidende Schritte zur Optimierung Ihrer Personalplanung

Unter Personalplanung versteht man den Prozess innerhalb einer Organisation, mit dem sichergestellt wird, dass ein Personalbedarf rechtzeitig erkannt und entsprechend darauf reagiert wird. Die Personalplanung zu definieren ist das eine – den Prozess reibungslos und effizient zu gestalten das andere. Wenn es darum geht, wer für die Personalplanung verantwortlich ist, gibt es zwei Herangehensweisen: einerseits die Möglichkeit einer zentralisierten Planung, bei der die Personalabteilung oder ein Personalleiter für die gesamte Sparte oder Fachabteilung zuständig sind, und andererseits ein dezentralisiertes Vorgehen, bei dem Teamleiter oder Teammitglieder die Planung für ihre Gruppen innerhalb der Organisation übernehmen.

Die Bedeutung der Personalplanung

Bei beiden Ansätzen fällt diese Aufgabe normalerweise nicht in den Zuständigkeitsbereich der oberen Führungsebene, da es sich in der Regel um einen Bottom-up-Prozess handelt, bei dem nicht über mehrere Jahre geplant wird. Doch lassen Sie sich davon nicht täuschen: Der Prozess ist extrem wichtig. Im Idealfall bildet die Personalplanung den Schnittpunkt zwischen Human Resources Management und der allgemeinen Unternehmensstrategie. Eine alternde Arbeitnehmerschaft in den meisten Industrienationen und die steigende Nachfrage nach Fachkräften (Stichwort „Fachkräftemangel“) haben die Bedeutung der Personalplanung innerhalb der Unternehmen verstärkt – eine Entwicklung, die sich in den kommenden Jahren voraussichtlich fortsetzen wird. Dem Marktforschungsunternehmen Gartner zufolge zwingen rasante Veränderungen und Initiativen zur Umstrukturierung von Unternehmen Personalverantwortliche dazu, in Personalplanungstechnologien zu investieren, um die Zusammensetzung und die Produktivität ihrer Belegschaft sowie die Lohnkosten zu optimieren.

In diesem Artikel beleuchten wir zunächst die fünf entscheidenden Schritte bei der strategischen Planung und im Workforce Management und stellen Technologien zur Unterstützung dieser Schritte vor. Anhand von Fallbeispielen zeigen wir dann, wie der Einsatz von Planungstools das Workforce Management vereinfachen kann und welcher enorme unternehmerische Nutzen damit verbunden ist.

Die fünf Schritte der Personalplanung

Effiziente strategische Planung und Workforce Management lassen sich in fünf zentrale Prozessschritte unterteilen:

1. Nutzen Sie die Finanzplanung, um strategische Personalziele zu setzen

Aus unserer Perspektive ist die Vertriebsplanung für ein Unternehmen der wichtigste zu planende Aspekt – gefolgt von der Personalplanung. Mit der Vertriebsplanung bestimmen Sie als Organisation die künftige Größe des Unternehmens. Bei der Personalplanung legen Sie, abhängig von der geplanten Größe und den Anforderungen der Organisation, die Ausgaben für die Arbeitskräfte fest.

Das ist die Grundlage: Die Vertriebsplanung lässt Sie abschätzen, wie viele Mitarbeiter Sie in Zukunft einstellen müssen. In diesem Jahr beschäftigten Sie X Mitarbeiter. Basierend auf Ihrer Vertriebsplanung ist klar, dass Sie im kommenden Jahr Y Mitarbeiter benötigen. Eine aktuelle Bestandsaufnahme ist also immer Ausgangspunkt der Personalplanung.

Finanz- und Personalverantwortliche können durch eine engere Zusammenarbeit und einen erweiterten Informationsaustausch den strategischen Wert der Unternehmensplanung und die Effektivität der Personalplanung erhöhen.

(Gartner)

Wie Jedox die Finanzplanung nutzt

Für jeden der fünf zentralen Schritte der Personalplanung, die Gegenstand dieses Blogbeitrags sind, liefert Jedox Tools zur Beschleunigung und Verschlankung der Prozessschritte.

Das Jedox Personalplanungstool liefert ausgeklügelte, jedoch einfach zu bedienende Online-Berechnungen sowie eine „Splashing“-Funktion, die es den Anwendern ermöglicht, Werte zu modifizieren und sie auf die bestehende Struktur zu verteilen. So ist etwa eine normale Eingabe in eine konsolidierte Zelle nicht möglich, um zu verhindern, dass die Anwender versehentlich Werte verändern und so die Daten beschädigen. Konsolidierte Daten sind das Ergebnis von Basiselementdaten. Allerdings bietet Jedox den Anwendern die Möglichkeit, einen Wert direkt zum „Splashen“ einzugeben. Dabei wird der Wert automatisch auf die nachfolgenden Basiselemente verteilt. Falls also beispielsweise ein Gesamtbetrag um 10 % verringert wird, verringert sich der Wert jeder einzelnen Kategorie entsprechend.

Dies kann um mehrere Faktoren erfolgen (z. B. kann ein Wert in einer bestimmten Region oder einem Funktionsbereich um 10 % sinken, während er in einer anderen Region je nach Wunsch weniger oder mehr sinkt). Darüber hinaus ermöglicht es die OLAP-Datenbank den Anwendern, Daten aus verschiedenen Perspektiven zu filtern und anzeigen zu lassen. Diese komplexere Aufschlüsselung der strategischen Ziele ist deutlich aussagekräftiger als ein übergeordneter Prozentsatz. Auf diese Weise können die Ziele präziser umgesetzt werden.

2. Bereiten Sie die Personalplanung vor

Der zweite Schritt besteht darin, die Personalplanung vorzubereiten, um festzulegen, wer daran beteiligt sein wird, wer dazu beitragen soll usw. Wie eingangs bereits erwähnt, gibt es dabei zwei grundlegende Herangehensweisen: eine zentralisierte Variante, bei der die Personalabteilung oder der Personalleiter die Verantwortung für den Prozess in der Organisation oder Fachabteilung übernehmen, oder eine dezentralisierte Form, bei der sich die einzelnen Manager oder eigens dafür benannte Teammitglieder an der Planung für ihr Team beteiligen. Nachdem Sie festgelegt haben, wer am Planungsprozess beteiligt sein soll, bestimmen Sie die Anzahl der zu planenden Positionen.

Die beiden wichtigsten Positionen sind die Mitarbeiterzahl und Vollzeitäquivalente (VZÄ). Diese beiden Begriffe sollten nicht durcheinandergebracht werden: Die Mitarbeiterzahl ist immer eine ganze Zahl, während ein VZÄ als Prozentsatz dargestellt werden kann (z. B. 50 % oder 25 %). Wenn die Planung sehr auf das Wesentliche reduziert ist, konzentriert man sich bei der Personalplanung nur auf diese beiden Positionen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat 1.000 Mitarbeiter. Der strategischen Planung zufolge müssen die Kosten um 10 % gesenkt werden, sodass über die Personalplanung bestimmt wird, welche Teams Personal abbauen müssen, um auf die 10 % zu kommen. In anderen Fällen werden viele weitere Positionen in die Planung einbezogen. Dies könnten Löhne und Gehälter, regionale Parameter (z. B. Versicherungen, Pensionspläne, Mitarbeitertyp) oder Personalzusatzkosten (z. B. Firmenwagen, Autokostenzuschüsse, Fahrtkostenerstattungen, Sozialausgaben) sein.

Grundsätzlich gilt, dass es kein Patentrezept gibt, das auf jedes Unternehmen und jeden Planungsprozess passt. Manche Unternehmen kommen mit nur zwei Positionen zurecht, andere brauchen dreißig. Dies hängt von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Eines ist jedoch zu beachten: Entscheidend für einen möglichst effektiven Personalplanungsprozess ist nicht ein möglichst hoher Detailgrad (d. h. die Datenmenge als solche), sondern es kommt darauf an, die richtige Menge an Daten zu haben.

Wie Jedox den Personalplanungsprozess unterstützt

Um Ist-Werte nutzen zu können, benötigt man Schnittstellen zu bestehenden Systemen – also Zugang zu Unternehmensdatenbanken. Hier kommt der Jedox Integrator ins Spiel. Mit diesem benutzerfreundlichen und leistungsstarken Tool können die Anwender alle Datenbanksysteme mit dem mehrdimensionalen Jedox OLAP-Server verbinden – und somit BI-/EPM-Applikationen mit Jedox schnell und einfach in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Mit dieser Funktion können die Anwender die Daten dort nutzen, wo sie sie brauchen.

Sicherheit ist in diesem Zusammenhang ebenfalls wichtig. Da Personaldaten normalerweise vertraulich sind, wollen Unternehmen nicht allen Mitarbeitern Zugang zu den Löhnen und Gehältern einzelner Personen gewähren. Die Möglichkeit, den Zugang für die Anwender zu beschränken oder zu sperren, ist daher eine wichtige Funktion von Jedox.

3. Sammeln Sie Daten

Der dritte Schritt im Prozess ist die Erhebung von Ist-Daten. Zum Zeitpunkt der Personalplanung weiß das Unternehmen normalerweise, dass die meisten der aktuell beschäftigten Personen auch im kommenden Jahr für das Unternehmen tätig sein werden, da es beim Personal im Jahresvergleich wenig Schwankungen gibt. Im Laufe eines Jahres scheiden vielleicht einige Leute aus dem Unternehmen aus, sodass neue Mitarbeiter eingestellt werden, doch die Mehrheit der Personen, mit denen geplant wird, ist bereits im Unternehmen. Die Organisation kennt also ihre Namen, Gehälter, Vorgesetzten usw. Diese Daten liefern die Basis für die Planung.

Um die Personalplanung zu unterstützen, müssen die Mitarbeiter Ist-Daten in einer nutzbaren Form erfassen. Sobald die strategischen Ziele festgelegt sind, muss sich der Planer auf einzelne Personen konzentrieren:

• Wen muss ich im Unternehmen halten?
• Um welche Funktion oder Funktionen muss ich das Team ergänzen?
• Wann muss das passieren – im ersten oder im vierten Quartal?
• Wird es zeitaufwendig, qualifiziertes Personal zu finden?

Es kann passieren, dass bis zum vierten Quartal niemand eingestellt werden kann. Die Antworten auf diese Fragen haben Auswirkungen auf die Kosten, aber auch auf die Produktivität. Die Unterstützung auf der Planungsebene ist ein wesentlicher Schritt. Beim Workforce Management geht es normalweise um konkrete Personen, doch bei Neueinstellungen kennen Sie diese Menschen noch nicht. Sie haben allerdings schon eine Persönlichkeit oder ein Profil im Hinterkopf (z. B. Erfahrung, Ausbildung, Gehaltsstufe).

Gute Planungssysteme liefern eine „Delta-Planung“, sodass Sie nicht immer alle Daten eingeben müssen, sondern nur die Änderungen. Vielleicht haben Sie mehrere Personen im Team, und eine wird das Unternehmen verlassen. Um die Stelle nachzubesetzen, ist eine Gehaltserhöhung nötig. In einem guten System geben Sie die Erhöhung ein, nicht jedoch den Gesamtbetrag der Löhne vor und nach der Erhöhung. Dieser Prozess ist deutlich effizienter: Anstatt jedes Mal alle Daten neu zu erfassen, werden bestehende Daten übernommen und nur die Änderungen hinterlegt.

Wie Jedox die Datenerfassung optimiert

Bei diesem Schritt liefert die Web-Technologie von Jedox einen entscheidenden Vorteil: Die übersichtlichen Formulare ermöglichen es den Anwendern, online Ist-Kennzahlen zu überprüfen und Planungsdaten einzugeben. Das spart Zeit und Mühe. Vor allem wenn die Personalplanung aufgeteilt wird, kann es passieren, dass plötzlich viele Personen am Prozess beteiligt sind, die normalerweise gar nicht primär für die Personalplanung zuständig sind. Aus diesem Grund müssen die Eingabeformulare benutzerfreundlich, selbsterklärend und leicht verständlich sein. Andernfalls wird die Planung verschleppt.

Jedox unterstützt zügige Planungsprozesse mit Online-Formularen, die die genannten Anforderungen erfüllen. Ein Beitragen zum Prozess wird auch dadurch vereinfacht, dass Planungsleiter nur eine URL versenden müssen, über die die Anwender auf alles zugreifen können, was sie benötigen, um aussagekräftige Daten zu liefern. Dazu müssen keine Applikationen auf den einzelnen Computern installiert werden. Die intuitive Gestaltung der Formulare macht zudem Schulungen überflüssig.

4. Legen Sie einen Workflow fest und konsolidieren Sie Ihre Daten

Um den Prozess von oben zu steuern, muss ein Workflow festgelegt werden. Haben alle aufgeforderten Parteien ihre Beiträge zur Planung geleistet? Wurden die Top-down-Ziele erreicht? Wenn der Workflow auf die Strategie abgestimmt ist und die zeitlichen Vorgaben erfüllt, sollte er einen verifizierten, vollständigen Satz an Planungsdaten liefern. Durch die Konsolidierung werden die Daten zusammengefasst und können anschließend mit den strategischen Zielen abgeglichen werden. Manchmal passt das Ergebnis direkt, während in anderen Fällen ein weiterer Durchgang erforderlich ist.

Wenn etwa ein Anstieg der Produktivität um 10 % angesetzt wurde und die gesamten Personalkosten um maximal 12 % ansteigen, stellen Sie vielleicht fest, dass für das kommende Jahr zwar genügend Personal zur Verfügung steht, die Gehaltsplanung jedoch das Budget übersteigt. Oder die Ziele wurden entsprechend der Vorgabe eines Personalabbaus um 10 % formuliert, doch einige Teams können mit einem solchen Personalabbau ihre Aufgaben nicht mehr richtig wahrnehmen. In solchen Fällen sind weitere Durchgänge erforderlich, um die Planung an die Ziele anzupassen.

Wie Jedox Workflows unterstützt

Viele Unternehmen nutzen für diesen Prozess Excel und wissen daher aus eigener leidvoller Erfahrung, was der Begriff „Excel-Hölle“ bedeutet. Dieser Prozess ist händisch, arbeitsintensiv, repetitiv und erfordert ein aufwendiges Versionsmanagement. Die zentrale OLAP-Datenbank von Jedox hingegen macht Workflow und Konsolidierung zum Kinderspiel, da bei einer neuen Eingabe die Daten automatisch aktualisiert und sofort neue Versionen erstellt werden. Die Anwender können Abweichungen leicht erkennen und deren Ursache schnell identifizieren.

5. Integrieren Sie die Personalplanung in die Finanzplanung des Unternehmens

Sobald die Personalplanung auf die Strategie abgestimmt ist, kann sie in die Kostenstellenplanung und anschließend in die Gewinn- und Verlustrechnung (G&V) integriert werden, um eine einheitliche Sicht auf die finanzielle Lage des Unternehmens zu erhalten.

Dieser Prozess wird immer häufiger eingesetzt, und der Impuls kommt dabei aus der Finanzabteilung. Laut Yvette Cameron, Research Director für Human Capital Management-Technologien bei Gartner, gibt es einen globalen Trend unter Chief Financial Officern, dem Personalwesen eine größere Bedeutung zuzuweisen, was dazu führt, dass „Personalwesen und Finanzen häufiger zusammengedacht werden“. Aus unserer Sicht ist das eine natürliche und logische Entwicklung.

Wie Jedox eine integrierte Planung gewährleistet

Jedox verfügt über eine kostenlose Modeling Engine für Datenbanken. So sind die Anwender nicht auf das Schema einer Applikation festgelegt, sondern können – unabhängig von den Systemen im Unternehmen und entsprechend ihren Anforderungen – Datenstrukturen ganz flexibel definieren und um Dimensionen und Würfel ergänzen. Nehmen Sie als Beispiel einen Würfel für die Personalplanung, einen anderen für die Kostenkontrolle und einen weiteren für G&V. Mit Jedox können diese Würfel mithilfe einer Online-Berechnungsregel leicht verknüpft werden, sodass die Anwender Daten aus einem Würfel ansteuern und in den anderen Würfeln anzeigen lassen können. Diese integrative Funktion hat einen enormen praktischen Nutzen.

Fallbeispiel

Nachdem wir nun die einzelnen Schritte der Personalplanung betrachtet und näher beleuchtet haben, wie die Jedox-Technologie die Anwender bei der effizienten Durchführung dieser Schritte unterstützen kann, wollen wir anhand eines Fallbeispiels aus der Praxis zeigen, welchen konkreten Nutzen eine effektive Personalplanung für ein Unternehmen haben kann:

Unitymedia ist Deutschlands führender Kabelnetzbetreiber. Das Unternehmen beschäftigt 2.700 Mitarbeiter und erreicht mit seinen Breitbandkabeldiensten 13 Millionen Haushalte in drei Bundesländern. Unitymedia ist eine Tochtergesellschaft von Liberty Global, dem größten internationalen TV- und Breitbandunternehmen. Unitymedia ersetzt derzeit seine Excel-basierten Tools für Planung, Reporting und Analysen durch Jedox-basierte Lösungen. Aufgrund der positiven Erfahrungen in der Finanzabteilung hat das Unternehmen die Software nun auch in der Personalabteilung eingeführt.

Dank Jedox gelang es der Personalabteilung, eine an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse angepasste Planungslösung einzuführen. Das detaillierte Planungsmodell beinhaltet alle wesentlichen Kosten, die internen und externen Mitarbeitern zugewiesen sind. Mit festgelegten Formeln und Regeln werden zudem komplexe Kostenrechnungen, individuelle Vergütungsmodelle und Personalverlagerungen automatisiert. Die Planung bei Unitymedia basiert auf Ist-Daten, die monatlich aus SAP HCM geladen und von den HR Business Partnern in den einzelnen Abteilungen angepasst werden. Sobald die Plandaten geprüft und genehmigt wurden, stehen die aggregierten Werte und Kosten für Vollzeitäquivalente (VZÄ) in der Finanzplanung zur Verfügung. Dies zeigt eindrücklich, wie sich die geplanten Personalausgaben auf die G&V auswirken. Für die Zukunft plant das Team, die Jedox-Lösung um rollierende sowie mittelfristige Planungen sowie weitere statistische Analysen zu ergänzen. Ein Dashboard mit allen personalrelevanten Leistungsindikatoren ist ebenfalls geplant (die vollständige Success Story finden Sie hier).

Machen Sie’s richtig?

Vor mehr als einem Jahrhundert machte der US-amerikanische Autor und Unternehmer Orison Swett Marden eine Beobachtung, die bis heute Gültigkeit hat: „Ein gutes System verkürzt den Weg zum Ziel.“ Bei der Personalplanung haben sich die fünf Prozessschritte bewährt. Aber um dieses Verfahren möglichst gewinnbringend einzusetzen, müssen Unternehmen Technologie einsetzen, die sie beim Erreichen ihrer Planungsziele unterstützt – und ihnen nicht noch zusätzliche Steine in den Weg legt.
Eine aktuelle unabhängige Studie ergab, dass 90 % aller Unternehmen immer noch Microsoft Excel für ihre Jahresplanung nutzen – und der Meinung sind, dass sie damit an ihre Grenzen stoßen. Diese Erkenntnis gilt auch für die Personalplanung. Wenn Sie sich fragen, ob Ihre Personalplanung rund läuft, sollten Sie sich diese Frage stellen: Ist Excel immer noch Ihr wichtigstes Tool? Falls ja, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie noch Luft nach oben haben.

Jedox ist ein besseres Tool für die Personalplanung. Es ermöglicht es den Betriebswirtschaftsexperten, Budgetdaten über die Web-Applikation und mobile Geräte zu erfassen und zurückzuschreiben. Mit Jedox Web erhalten die für das Budget zuständigen Personen innerhalb eines Unternehmens direkten Zugang zu den wichtigsten Geschäftsdaten. Die Manager spielen Szenarien und Was-wäre-wenn-Analysen durch, um im Einklang mit den strategischen Plänen fundierte Entscheidungen zu treffen – was natürlich ein Hauptziel der Personalplanung ist.