Schnellere und genauere Planung für über 450 Client-Rechner in nur 6 Wochen

Die deutsche Niederlassung wollte ihre Budgetplanung und das Budget-Reporting durch ein modernes Planungstool unterstützen. Die bestehende Lösung auf der Basis von Excel-Sheets sollte abgelöst werden, da die Administration und viele manuelle Prozesse einen hohen Arbeitsaufwand und eine zu lange Planungsdauer verursachten. Da im Unternehmen bereits ein Data Warehouse mit einer Lösung für Web-Reporting bestand, ging es ausschließlich um die fehlende Planungsfunktionalität. Entscheidende Kriterien waren unter anderem das Lizenzierungsmodell, das Preis-Leistungsverhältnis, gute Planungsfunktionalität, auch im Zusammenspiel mit Excel, Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit an weitere Planungsprozesse.

Nach einer sorgfältigen Evaluierung von Planungstool-Anbietern entschied sich das Projektteam für die Kombination aus Jedox OLAP Server und Excel. Jedox ist als rückschreibefähige OLAP-Datenbank mit Real-Time-Konsolidierung ideal geeignet für Planungsanwendungen. Die Lösung überzeugte durch die hohe Leistungsfähigkeit bei geringem Investitionsrisiko.

Standard Life hat mit Jedox eine Planungsumgebung zur Budgetplanung (Kostenmanagement) des Folgejahres realisiert. An diesem Prozess sind bis zu 80 Anwender parallel beteiligt. Das System wird außerdem für ein monatliches Budgetreporting für die Kostenstellenverantwortlichen genutzt, mit der Möglichkeit zur Prognoseanpassung, einer schnellen Konsolidierung, sowie für Ad-hoc-Anfragen und Szenarienberechnung im Controlling. Die Kostenplanung untergliedert sich in die Bereiche Personal-/Ressourcenplanung, Investitionsplanung, Kostenartenplanung und eine zusammenfassende Auswertung. Entsprechende Datencubes für die Ressourcen, Investitions- und Kostenartenplanung sowie ein Hilfewürfel für die hinterlegten Kostensätze wurden auf der Basis von Jedox realisiert.

Das Planungssystem bezieht seine Ist- und Strukturdaten aus einem Data Warehouse auf Basis von Oracle, in dem bereits SAP-Daten (Kosten und Kostenstellen, sowie Kostenstellenstruktur) hinterlegt sind. Sowohl der Strukturaufbau als auch die Datenübernahme erfolgen vollständig per ODBC – Open Database Connectivity. Die Planungsdaten werden am Ende des Planungszyklus aus Jedox exportiert und in SAP übernommen. Die Planung läuft vollständig im lokalen Netzwerk. Die Anwender sind in erster Linie Controller und Kostenstellenverantwortliche. Eine umfangreiche Benutzerverwaltung stellt sicher, dass jeder Nutzer nur die für ihn freigegebenen Daten sehen und bearbeiten kann.

Die Lösung wurde mit Unterstützung eines Jedox-Beraters neben dem Tagesgeschäft im Controlling umgesetzt. Die Implementierung erfolgte sechs Wochen nach dem Projektstart über ein automatisiertes Roll-Out auf 450 Client-Rechnern. Das Projektteam hat die vorher dokumentierten Projektziele mit dem Planungssystem erreicht.

Zentrale Verbesserungen sind die Eliminierung manueller Schnittstellen, die Realisierung von Kostenvorteilen und die Erhöhung von Datenqualität und Planungsgeschwindigkeit. Die Mitarbeiter im Controlling können sich nun auf ihre eigentliche Aufgabe, nämlich die Analyse der Daten und die Beratung der Kostenstellenverantwortlichen, konzentrieren.

Da die nötigen Investitionen mit Jedox relativ gering waren, insbesondere im Vergleich zu anderen Softwareprodukten, fiel die Berechnung des ROI sehr positiv für die Standard Life Versicherung aus. Die interne Kosten-Nutzen-Analyse ergab z. B. eine Effizienzverbesserung im Planungs- und Forecasting-Prozess.