Das Finnische Rote Kreuz erstellt Pläne und Budgets doppelt so schnell

Zusätzlich zu den Spenden werden die nationalen und internationalen Aktivitäten des Finnischen Roten Kreuzes von vielen verschiedenen Organisationen finanziell unterstützt. Jeder dieser Partner hat üblicherweise seine eigenen Vorlagen für das Projektcontrolling sowie vielfältige Anforderungen an die Gewinn- und Verlustrechnung in unterschiedlichen Formaten. Zudem mussten die Projektmanager des Finnischen Roten Kreuzes, die Budgets für ihre eigenen Aktivitäten bearbeiten, viel Zeit für die Erstellung von Reports aufwenden. Dies war eine große Herausforderung für die Finanzabteilung des Finnischen Roten Kreuzes, da die Controller Hunderte von separaten Budgets und Forecasts für die verschiedenen Distrikte, Aktivitäten und Finanzierungsquellen der Hilfsorganisation erstellen und verwalten mussten.

Der damalige Finanzchef des Finnischen Roten Kreuzes Viena Loire-Pohjakallio erläuterte die Situation: „Der Prozess war für unser Finanzteam problematisch, da wir all diese verschiedenen Pläne und Forecasts ausschließlich mithilfe von Standard-Excel-Dateien abgebildet haben, die durch mehrfache Wiederverwendung schnell fehleranfällig werden. Es war klar, dass wir ein viel leistungsfähigeres System für die Budgetierung, Planung und das Forecasting brauchten, um die Arbeitsbelastung zu verringern und um weiterhin die gute Mittelverwaltung des Finnischen Roten Kreuzes nachweisen zu können. Wichtig war uns dabei auch, dass die zukünftige Lösung für unsere Kollegen in der gesamten Organisation deutlich einfacher zu nutzen ist.“

Nach der Evaluierung fünf verschiedener Softwareprodukte entschied sich das Finnische Rote Kreuz für eine Jedox-Lösung für Budgetierung, Planung und Forecasting, einem Teil der umfassenden Jedox Corporate Performance Management (CPM) Suite. Die Jedox-Lösung wurde von CGI, einem führenden Jedox-Partner in Finnland und Skandinavien, implementiert. „Wir waren besonders beeindruckt von der hohen Funktionalität der Jedox-Lösung, und unsere Entscheidung wurde umso einfacher, da sowohl Jedox als auch CGI eine äußerst wettbewerbsfähige Preisgestaltung bieten, die unserer Gemeinnützigkeit und unserer Rolle als einer der größten Non-Profit-Organisationen Finnlands entgegenkommt,“ erklärte Viena Loire-Pohjakallio.

Das Finnische Rote Kreuz orderte 200 Jedox-Lizenzen für Planung, Budgetierung und Forecasting und arbeitete mit CGI zusammen, um die Applikation in der gesamten Organisation einzuführen. Durch den Einsatz von Jedox konnte das Finnische Rote Kreuz seinen Budgetierungsprozess erheblich beschleunigen und entscheidende Vorteile realisieren:

• Verkürzung des Zeitaufwands im Controlling für den Budgetierungsprozess um mehr als die Hälfte.
• Realtime-Überblick über den durchgängigen Planungs-, Budgetierungs- und Forecastprozess. Bislang mussten die Beteiligten lange warten, bis die Controller sämtliche Daten zusammengeführt hatten.
• Mehr Zeit für strategische Planungsaktivitäten statt der Bearbeitung umständlicher Excel-basierter Budgets für das Finanzteam.
• Erhebliche Produktivitätssteigerung dank der Integrationsfunktionalität und Leistungsfähigkeit der Jedox-Lösung, vom Import relevanter Daten nach Jedox bis zur schnellen Leistungsverrechnung durch das Jedox-Allokationsmodell.

Die zusammen mit CGI implementierte Jedox-Lösung hilft dem Finanzbereich des Finnischen Roten Kreuzes, die komplexen Anforderungen an die Budgetierung zu erfüllen, der steigenden Nachfrage nach immer mehr Informationen gerecht zu werden und zugleich die Einhaltung der Compliance mit zunehmenden Regularien sicherzustellen. Den Finanzierungspartnern der Organisation kann zudem ein wesentlich detaillierteres Reporting mit zuverlässigen Kennzahlen zur Verfügung gestellt werden.