8 Möglichkeiten zur optimierten Planung in Excel

Jedes Excel-Projekt startet mit der Dateneingabe. Diese Daten stammen oftmals aus unterschiedlichen Systemen, die einzelne Teams aus Finance, Vertrieb, Personal (HR), Marketing, Supply Chain und ESG für ihre Prozesse nutzen. Sobald ein System aktualisiert wird, haben Finanzteams die Aufgabe, alle relevanten Daten zu erfassen und auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn man bedenkt, dass sich die Geschäftsführung auf verwertbare Insights aus diesen Datenquellen verlässt, um Risiken zu mindern und wichtige Chancen zu erkennen, kostet dieser Prozess schlichtweg zu viel Zeit.

Daten aus allen Systemen werden automatisch aktualisiert – für eine gemeinsame und unternehmensweite Planungsgrundlage. Tagesaktuelle und historische Daten aus allen Quellsystemen sind auf dem neuesten Stand und in einer zentralen Lösung verfügbar.

Jeder Excel-Nutzer kennt es: Trotz Überprüfung von Datenmodell und Formel stimmen die Zahlen einfach nicht. Das Problem: Die berechnete Summe enthält nicht alle Werte und die SVERWEIS-Funktion liefert die falschen Ergebnisse. Eine einzige manuelle Änderung – und schon entstehen Folgefehler, die sich auf mehrere Spreadsheets auswirken.

Um doppelte Arbeit und Datenlücken zu verhindern, müssen unternehmensweite Daten zentral erfasst und verwaltet werden. Dasselbe gilt für Formeln. Mit einer zentralen Plattform als Single Source of Truth hat jeder Nutzer Zugriff auf einheitliche und tagesaktuelle Daten – und das mit nur einem Mausklick.

Die Szenarioplanung ist ein wichtiger Bestandteil für die Budgetfreigabe. Wenn Excel als Datenbank und Kalkulationsprogramm eingesetzt wird, können Annahmen und Szenarien nur mit enormem Zeit- und Bearbeitungsaufwand verglichen werden. So verbringen Teams oft viel Zeit damit, unzählige Spreadsheets zu duplizieren, um ein einzelnes Szenario zu simulieren.

Dank Machine Learning, Predictive Forecasting und anderen KI-Ansätzen gehören herkömmliche Methoden der Szenarioplanung der Vergangenheit an. Unternehmen profitieren nun von aktuellen Forecasts und Szenarien, gewinnen wertvolle Insights und können fundierte Entscheidungen treffen. Durch die zentrale Verwaltung der Geschäftslogik auf einer Plattform können außerdem tagesaktuelle Berechnungen und Aktualisierungen problemlos durchgeführt werden.

Excel-Vorlagen müssen manuell erstellt, zusammengetragen und an andere Teams im Unternehmen weitergeleitet werden. Das führt unweigerlich zu Problemen bei der Versionskontrolle und Chaos in der Zusammenarbeit. Außerdem laufen Budgetverantwortliche Gefahr, mehrere Versionen ihrer Insights in Umlauf zu bringen. Unterschiedliche Insights und Rückmeldungen zu Daten in den Arbeitsentwürfen werden in Abschlussberichten selten konsolidiert, weshalb der Geschäftsleitung wichtige Informationen entgehen und sie sich letztlich kein ganzheitliches Bild der Unternehmensperformance machen kann.

Der Vorteil einer zentralen cloudbasierten Plattform: Daten werden umgehend erfasst und Nutzer können gleichzeitig an verschiedenen Versionen arbeiten, ohne dass dabei Prüfpfade oder Kommentare überschrieben werden.

Workflows oder Prozesse, bei denen Daten dupliziert und mehrfach weitergeleitet werden, können in Excel nicht verwaltet bzw. gesteuert werden. Der Planungsprozess erfordert häufig einen Top-down-Ansatz zur Festlegung von Zielen und einen Bottom-up-Ansatz zur Datenerfassung. Nutzer, wie etwa regionale Vertriebsleiter, starten ihre Planung in der Regel mit einem leeren Spreadsheet und planen anhand von Vorgaben. Unter Einhaltung dieser Vorgaben müssen sie ihre Daten eingeben, übermitteln und einen Freigabeprozess durchlaufen. Excel ist für die Verwaltung solcher Workflows nicht ausgelegt. Außerdem können in Excel keine Zielwerte vorausgefüllt werden, Nutzer müssen mit Ihrer Planung also bei null anfangen.

Workflows, die vollständig in eine Planungslösung integriert sind, sorgen für unverzichtbare Ordnung und Klarheit. Genauso sind Freigaben und Datensperren von Vorteil. Dank einer Lösung mit automatischer Datenzuordnung beginnt die Bottom-up-Planung nicht jedes Mal wieder bei null.

Heutzutage ist der Schutz sensibler Daten wichtiger denn je. Die für Planung und Reporting eingesetzten Spreadsheets enthalten häufig vertrauliche und sensible Informationen. Werden diese während des Planungsprozesses weitergegeben, entstehen schnell Compliance-Risiken. Da der Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern gesetzlich vorgeschrieben ist, können bei Offenlegung von Daten aus Forecasts Datenschutzbestimmungen verletzt werden.

Um Sicherheitsstandards zu erfüllen, müssen Planungslösungen Vorlagen für individuelle Freigabekontrollen und Zugriffsebenen bereitstellen. Unternehmen können Eingaben zeitgleich in einem zentralisierten System erfassen, wobei der Zugriff nur für bestimmte Personen aus definierten Gründen und auf bestimmte Daten möglich ist.

Managementberichte werden häufig mit Excel oder PowerPoint erstellt. Beide Programme bieten jedoch nur begrenzte Möglichkeiten für detaillierte Datenanalysen, Geschäftsberichte und dynamisches Reporting. Entweder sind die Daten zu umfangreich oder es können nur kleine Datenmengen gemeinsam genutzt werden, d. h. Führungskräfte können sich kein ganzheitliches Bild machen. Die Transparenz und die Möglichkeit, detaillierte Einblicke in die Daten zu erhalten, sind dadurch eingeschränkt. Angesichts der heute verfügbaren Technologien erwarten Führungskräfte eine digitale Lösung.

Visualisierungen erwecken Daten zum Leben. Dashboards, die allen Beteiligten im Unternehmen zugänglich gemacht werden, brechen Datensilos auf und verbessern durch unternehmensweite Insights die Transparenz. Ob auf dem Laptop oder mobilen Endgerät – die Geschäftsleitung und andere Stakeholder können von überall schnell auf Informationen zugreifen, diese analysieren und darauf reagieren. Durch die nahtlose Verknüpfung von Reporting und Planung kann das System proaktiv Meldungen ausgeben, die ein ganzheitliches Bild schaffen und für mehr Klarheit sorgen.

Da Excel kein mehrdimensionales Tool ist, arbeiten Nutzer eher mit abteilungsspezifischen Berichten statt mit einer einheitlichen Vorlage. Ein mittelgroßes Unternehmen mit 10 Produktlinien, 10 Regionen und 10 Kostenstellen ist dann schnell bei mehr als 10.000 Spreadsheets pro Jahr (Entwürfe und Simulationen nicht mitgezählt). Werden an einer Vorlage Änderungen vorgenommen, müssen unzählige Spreadsheets einzeln aktualisiert werden – ein fehleranfälliger Prozess.

In Plattformen mit multidimensionalen Datenmodellen können Nutzer mit Vorlagen arbeiten, anstatt mit individuellen oder abteilungsspezifischen Berichten. Die Integration verschiedener Datenquellen auf Anwendungsebene steigert die Effizienz von Budgetierung, Planung und Forecasting. Das erleichtert die Arbeit in Excel und fördert die digitale Transformation eines Unternehmens, ohne dabei auf die vertraute Excel-Umgebung verzichten zu müssen.