Controller profitieren von Cockpit-Lösung

Die mittelfränkische Gemeinde Adelsdorf optimiert ihr Controlling und setzt auf modernes Self-Service BI.

Viele Städte und Gemeinden leiden unter einer angestrengten Finanzlage. Umso wichtiger ist es deshalb, dass auch sie moderne Instrumente der Unternehmensführung in ihre Prozesse integrieren. Dies hat die Gemeinde Adelsdorf mit Unterstützung der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) jetzt erfolgreich realisiert.

Die AKDB hat, auf Basis von Jedox 4.0, eine Controlling- und Analyseplattform (CAP) für ihre Kunden entwickelt. Das Ziel: Landräten, Bürgermeistern, den kommunalen Führungskräften, Kämmerern und Controllern ein leicht zu bedienendes BI-System an die Hand zu geben. So sollen möglichst viele Nutzergruppen schnell und einfach auf das Tool zugreifen können. Hierfür entwickelte die AKDB einen standardisierten Bereich aus vordefinierten Analysen und Berichten. Dieser wurde ergänzt durch die Option der individuellen Datenanalyse, womit maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der jeweiligen Kommunen eingegangen werden kann.

In ihrem Data Warehouse verknüpft diese Lösung komplexe Daten aus kommunalen Vorverfahren und stellt diese an der Weboberfläche in einem Cockpit transparent dar. Zur Visualisierung dienen neben Businessgrafiken und eindeutigen Symbolen auch aussagekräftige Farben (rot – gelb – grün). Steuerungsrelevante Zielabweichungen lassen sich somit auch ohne fachliches Detailwissen einfach und schnell erkennen.

Fachlich konzentriert sich dieses Controlling-Cockpit auf die Darstellung von Werten aus der Haushaltsplanung, Mittelbewirtschaftung oder Kostenrechnung. Daneben stellt die Lösung für das Kennzahlen-Management etwa die Kosten des Gebäudeunterhaltes in ein Verhältnis zu der Anzahl der Einwohner. Neben diesen Controlling-Funktionen lassen sich beispielsweise auch die zum Verkauf stehenden Flurstücke, die Seminare der Volkshochschule, die Erlöse aus dem Anlagenabgang, die freien KiTa-Plätze oder die Anzahl der Bauanträge auf einen Klick anzeigen.

Diese nützliche Mischung aus haushaltsrechtlichen Fakten, kaufmännischen Auswertungen und gemeindebezogenen Hinweisen, verbunden mit einer für das Controlling typischen Darstellung, ermöglicht es den Gemeinden, ihre Finanzen stets im Blick zu haben.

Noch in der Konzeptphase sollte nur der Bürgermeister Zugriff auf die Controlling-Plattform erhalten. Rasch setzte sich jedoch die Erkenntnis durch, dass diese verfahrensübergreifenden Informationen kurzfristig den kommunalen Mitarbeitern, mittelfristig dem Rat, und langfristig auch den interessierten Bürgern (in Form von Leserechten) zur Verfügung gestellt werden. Mit der Entscheidung, den Empfängerkreis auf behördenfremde Teilnehmer auszuweiten, musste u. a. die Informationstiefe benutzerbezogen definiert und der Zugriff auf die flexiblen Ad-hoc-Abfragen organisiert werden. Der zunehmende Einsatz mobiler Endgeräte weckte den Wunsch, den Inhalt der Controlling-Plattform nicht nur stationär, sondern künftig auch über Smartphones oder Tablet-PCs auszugeben. Wenngleich diese Variante derzeit in Adelsdorf noch nicht realisiert ist, lässt sich die Funktionalität über das AKDB Outsourcing-Rechenzentrum (Funktion einer gesicherten kommunalen Cloud) bei Bedarf kurzfristig freischalten.

By | 2013-10-18T00:00:00+00:00 Oktober 18th, 2013|Categories: Jedox News|
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