In unserem letzten Blogbeitrag „Was sind Rolling Forecasts?“ haben wir uns mit Forecasting und rollierenden Forecasts im Allgemeinen beschäftigt. In diesem Beitrag der Serie beschäftigen wir uns mit dem Für und Wider bezüglich der Einführung rollierender Forecasts.

Wieso, wann und für wen?

Eine solide Planung ist für Unternehmen unerlässlich. Darüber, wie diese heute auszusehen hat, scheiden sich allerdings die Geister. Forecasts gehören seit geraumer Zeit zum Standardrepertoire wirtschaftlich erfolgreicher Organisationen. Die Erwartungsrechnungen, die meist in Form von Year-End-Forecasts als Budgetplanbasis dienen, werden entweder in Excel oder komfortabel in modernen Softwarelösungen für Planung, Reporting und Analyse realisiert und benötigen so mehr oder weniger Aufwand. Diese Jahresend-Forecasts helfen dabei, Entscheidungen zu treffen, um die operativen Jahresziele zu erreichen. Gleichzeitig sind sie aber relativ starr und basieren – aufgrund des Erstellungszeitpunktes – auf Daten, die zwar bei ebenjenem noch halbwegs aktuell sind, aber während des Geschäftsjahres schnell überholt werden. Hier lohnt sich die Einführung von Rolling Forecasts vor allem für Unternehmen in Branchen und Märkten, die eine hohe Volatilität aufweisen.

Die regelmäßige Berücksichtigung neuer Daten und Faktoren hilft dabei, voraussichtliche Planabweichungen schnell zu erkennen und diesen durch entsprechende Maßnahmen entgegenzuwirken. Mit der Einführung einer rollierenden Planung sorgen Sie außerdem für einen Blick über das laufende Geschäftsjahr hinaus, indem Sie Pläne fortlaufend ergänzen und anpassen. Der Ansatz trägt damit auch dem Umstand Rechnung, dass ideale Planung für optimalen Mehrwert als kontinuierlicher Prozess verstanden werden sollte. Das hat vor allem zwei Gründe:

  1. Durch die Globalisierung und das verstärkte Aufkommen von internationalem Finanzkapital sind Märkte zunehmend volatil. Eine Planung, die nicht als Prozess, sondern als statische Aufgabe betrachtet wird, die einmal im Jahr abgefrühstückt werden muss, wird diesem Rahmen nicht gerecht.
  2. Konkrete Pläne sind in der Regel umso wertvoller, je aktueller sie sind. Das bedeutet auch, dass neue Faktoren gegebenenfalls unterjährig mitberücksichtigt werden und verhindert damit, dass Pläne irgendwann so weit von der Realität abweichen, dass sie schlicht unbrauchbar sind.

Rollierenden Forecasts sind also ein super Werkzeug, oder? Schauen wir uns jetzt die Nachteile an. Rolling Forecasts können zwar jährliche ersetzen; in der Realität sieht es aber so aus, dass sie eher als Ergänzung zu bestehenden Instrumenten für die Unternehmenssteuerung zum Einsatz kommen.

Das liegt zum einen daran, dass Pläne in den meisten Fällen immer noch auf Geschäftsjahresbasis erstellt werden, was auch durchaus sinnvoll ist. Schließlich ist der Rahmen durch entsprechende staatliche Kontrollstellen auch auf diesen Zeitraum ausgelegt. Zum anderen bedeutet das, dass ein Fokus für Unternehmen klar auf dem jeweiligen Jahresabschluss liegt. Wenn Sie rollierende Forecasts also zusätzlich einsetzen, bedeutet das Mehrarbeit, deren Umfang Sie genau im Auge behalten sollten. Deshalb ist es auch wichtig, bei der rollierenden Planung weniger detaillierte Informationen und nur die allerwichtigsten KPIs einzubeziehen – idealerweise weniger als bei einem größeren und aufwändigeren Jahresendforecast. Auch das Intervall und den Horizont des rollierenden Forecasts sollten Sie sorgfältig ausloten, um unnötige Arbeit zu vermeiden – und den Forecast möglichst präzise zu halten.

Wann Rolling Forecasts geeignet sind

Aktuell erleben wir wieder einmal eine verstärkte Marktvolatilität. Traditionell volatile Branchen sind noch unberechenbarer, aber auch vergleichsweise stabile Branchen weisen gerade stärkere Unregelmäßigkeiten auf. In Zeiten wie diesen ist eine solide Planung umso wichtiger. Rollierende Forecasts können hier definitiv helfen, Ihr Unternehmen sicher zu navigieren.

Vor allem aber in den bereits erwähnten Branchen, in denen dauerhaft eine vergleichsweise hohe Volatilität vorherrscht, ist das Controllinginstrument der rollierenden Forecasts empfehlenswert. Dabei gilt die Faustregel: Je höher die Marktvolatilität in einer Branche, desto kürzer sollte das Intervall sein, in dem Forecasts im Zuge der Rollierung erstellt bzw. überprüft und angepasst werden. Umgekehrt gilt, dass bei geringer Marktvolatilität auch ein größeres Intervall ausreichend ist.

Wenn Sie feststellen, dass Ist- und Plandaten in Ihrem Unternehmen oder einer Abteilung regelmäßig auseinanderklaffen, so lohnt es sich, über die Einführung rollierender Forecasts nachzudenken, um diese Abweichungen zu verstehen und entsprechend entgegenzuwirken.

In unserem nächsten Beitrag zur Serie mit dem Thema Rolling Forecasts besprechen wir 5 Voraussetzungen  für die erfolgreiche Einführung von Rolling Forecasts.