In der herausfordernden Marktlage von heute sehen sich CFOs oft mit Schwierigkeiten bei der Beantwortung grundlegender Fragen konfrontiert, z. B.: Wie sieht die optimale Kostenstruktur für mein Unternehmen aus und wie stellt sich die Liquidität zu einem bestimmten Zeitpunkt voraussichtlich dar? Mit Excel als einzigem Planungswerkzeug rauben die manuelle Aufbereitung und Einspeisung der Daten auf Grundlage von unzähligen Tabellen enorm viel Zeit. Die Software ist schlicht nicht für die Zusammenarbeit konzipiert und optimiert. Die Beantwortung der wichtigen Fragen, die sich CFOs stellen, wird damit zur Mammutaufgabe.

Angesichts der derzeitigen Marktunsicherheit ist es jedoch empfehlenswert, wenn nicht sogar notwendig, dass CFOs stets über eine aktuelle Liquiditäts- und Kostentransparenz verfügen. Dafür sind drei Schritte elementar.

Schritt 1: Datenqualität steigern

Der größte Irrglaube ist, dass alle Finanzdaten gleichwertig sind. Wie selbstverständlich gehen viele CFOs davon aus, dass ihr Datenberg voller Diamanten ist, die nur auf den Abtransport warten. Die Wahrheit ist meist deutlich ernüchternder.

Ein Teil dieses Problems liegt in der rein händischen Nutzung von Exceltabellen. Sie ist nicht nur zeitaufwändig, sondern führt auch schnell zu lästigen Fehlern, die sich vermeiden lassen. Anstatt viele per E-Mail eingesammelte Versionen des ursprünglich gleichen Spreadsheets zusammenführen, können Sie hier vieles automatisieren, um die Datenintegrität in kürzester Zeit sicherzustellen.

Die Automatisierung der Sisyphusarbeit mit den Daten in Excel-Tabellen ist aber erst der Anfang. Der händische Upload von konsolidierten Kontoinformationen erschwert Drill-downs auf bestimmte Transaktionen. Dieses und einige weitere Probleme werden mit Live- oder Online-Tools zwar behandelt, aber es zeigt sich immer wieder deutlich, dass Spreadsheets nicht für die kollaborative Planung konzipiert sind.

Auch die direkte, automatisierte Erfassung (und Überprüfung) der Daten an den jeweiligen Quellen ist möglich und sollte von CFOs und ihren Finanzteams genutzt werden. Darüber hinaus ist es ratsam, eine zentrale Datenbank einzuführen, die als Single Point of Truth fungiert. Damit stellen Sie sicher, dass alle Akteure stets auf die gleichen und damit vor allem konsistenten Informationen zugreifen – für Analysen, Berichte und Gespräche. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Faktor sind jederzeit aktuelle Liquiditätsinformationen, mit denen der CFO schnell Anpassungen vornehmen kann, z. B. die Bereitstellung von Notfallmitteln.

Schritt 2: Szenarioplanung demokratisieren

In krisengeplagten Märkten und während der Erholungszeit derselben sollten Sie unbedingt alle Beteiligten – einschließlich der Team- und Geschäftsbereichsleiter – in die Szenarienplanung einbeziehen, anstatt dass das FP&A-Team isoliert arbeitet und Entscheidungen trifft. Nutzen Sie das Expertenwissen aus allen Abteilungen, um Szenarien so realistisch wie möglich und damit so hilfreich wie möglich zu simulieren.

Die Demokratisierung der Szenarioplanung befähigt Ihre Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen fundierte Entscheidungen für den jeweiligen Geschäftsbereich zu treffen. Schließlich kennen diese ihr Marktsegment am besten, weil sie am nächsten dran sind und wechselnde Trends und Marktannahmen als erste auf dem Schirm haben.

Mit einer zentralen Datenbank helfen die Daten und Annahmen aus den verschiedenen Bereichen dem CFO und der Unternehmensleitung dabei, aktiv gute Entscheidungen zu treffen, anstatt lediglich auf GuV-Kennzahlen zu reagieren. Damit geht auch eine Transformation der Rolle des CFO einher. Anstatt nur Kontrolleur und harter Einsparer zu sein, tritt er jetzt als Geschäftspartner der Fachbereiche und des Management auf, indem er allen sinnvolle, konkrete Vorschläge an die Hand gibt.

Schritt 3: Klein anfangen, groß denken (und nicht umgekehrt)

Der Versuch, die Finanz- und Dateninfrastruktur im Interesse einer besseren Liquiditäts- und Kostentransparenz zu überholen, ist zwar eine noble Idee, in der Realität aber selten praktikabel.

In Zeiten wie diesen, in denen die Sicherstellung der Liquidität oberste Priorität hat, ist eine Komplettumstellung schwer zu vermitteln. Interner Widerstand, eine geringe Akzeptanz und unerwünschte Workarounds sind vorprogrammiert.

Deshalb bin ich der Meinung, dass es praktischer ist, kleiner anzufangen. Und zwar nach dem 80/20-Prinzip bei den Prozessen, für die 80 % der Zeit aufgewendet wird. Meiner Erfahrung nach handelt es sich dabei um manuelle Prozesse zur Aufbereitung und Überprüfung von Daten. Eine Plattform, die diese Prozesse automatisiert, trägt dazu bei, Ressourcen freizusetzen, um die dringend benötigten Liquiditätsanalysen häufiger und besser zu bewerkstelligen – bei deutlich geringerem Aufwand.

Gestärkt aus der Krise mit einem gut positionierten Unternehmen

Das Erreichen einer stets aktuellen Liquiditäts- und Kostentransparenz ist ein Prozess und kein Mittel zum Zweck. Beginnen Sie mit den Grundlagen, z. B. mit der richtigen Datenerfassung. Sobald Sie diese konstante Transparenz erreichen, haben Sie das beste Fundament geschaffen, um informiert zu planen und somit nach vorne zu blicken.

In den kommenden Monaten werden sich die Volkswirtschaften überall auf der Welt erholen. Unternehmen stellen sich neu auf; die Märkte werden neu geordnet. Maßnahmen, die Sie jetzt treffen, entscheiden darüber, wie Ihr Unternehmen aus der Krise geht. Wenn Sie in der Lage sind, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen und Risiken und Chancen gegeneinander abzuwägen (wie strategische Übernahmen oder neue Umsatzplätze), können Sie mit Ihrem Unternehmen gestärkt aus der Krise gehen und die neue Normalität im Markt meistern.

Dieser Beitrag ist eine Übersetzung aus dem Englischen und ist zuerst bei FutureCFO erschienen.