Die Absatz- und Produktionsplanung ist oft eine Mammutaufgabe, weil viele Abteilungen involviert sind. Regelmäßig gilt es Daten abzufragen und zu harmonisieren, um überhaupt erst in die Planung einsteigen zu können. Das liegt häufig an Insellösungen und daraus entstehenden Datensilos. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Probleme ein und geben Lösungsvorschläge.

Der Prozess der Absatz- und Produktionsplanung (engl. S&OP, kurz für Sales and Operations Planning) gehört zu den wichtigsten Aufgaben für Fertigungsunternehmen. Sind die Prozesse richtig aufeinander abgestimmt und integriert, verfügt eine Organisation stets über eine genaue Übersicht benötigter Ressourcen für die Produktion. Dadurch wissen die Mitarbeiter im Einkauf auch genau, wann welche Teile zur Verfügung stehen müssen und können ihre Planung entsprechend ausrichten. So führen harmonisierte S&OP-Prozesse zu einer gesteigerten Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

Das Problem mit Datensilos im Planungsprozess

Bei vielen – selbst großen – Fertigungsunternehmen konsolidieren die Vertriebler ihre Daten regelmäßig in einem zentralen Excel-Spreadsheet. Ein zeitraubendes und fehleranfälliges Unterfangen.

Im Anschluss müssen die Vertriebsdaten mit Stammdaten aus dem ERP angereichert werden, um die Absatz- und Produktionsplanung umzusetzen. Ein mühsamer und langatmiger Prozess, bei dem statt tagesaktueller Daten häufig nur monatsgenaue Daten zur Verfügung stehen. Durch die immer gleiche manuelle und wenig spannende Anreicherung der Excel-Spreadsheets, kommt es auch dabei oft zu Fehlern beim Kopieren und Einfügen der Daten.

Das zugrundeliegende Problem ist die Aufbewahrung der Daten in den verschiedenen Quellsystemen, die praktisch als Datensilos fungieren. Der Vertrieb setzt auf ein CRM wie Salesforce, die Produktion auf ein ERP, und der Einkauf auf eine Procurement-Lösung. Auch die Buchhaltung und das Marketing nutzen oft eigene spezialisierte Systeme. Die Daten für ein schlüssiges Gesamtbild und einen 360°-Überblick sind zwar da, aber nicht verzahnt.

Für die Planung müssen dann jedes Mal aufs Neue dutzende exportierte Excel-Tabellen eingesammelt, angeglichen und zusammengeführt werden. Das kostet für alle Beteiligten nicht nur Zeit und Nerven, sondern bedingt auch, dass die Daten am Ende nicht mehr aktuell sind.

Datensilos aufbrechen und verhindern

Die Problematiken, die durch Datensilos entstehen, sind klar: Die Absatz- und Produktionsplanung dauert zu lange, Pläne sind ungenau, wenig aktuell und nur schwer anpassbar. Controller und Supply-Chain-Manager tun sich selbst und der Organisation also einen Gefallen, diese zu beheben.

In einigen Unternehmen sind deshalb Data-Warehouse-Lösungen im Einsatz, in die alle relevanten Daten einfließen. Idealerweise werden sie dabei via ETL (Extract, Transform, Load) auch automatisch aufbereitet. Die zentralen Datenbanken dienen als eine Single Source of Truth.

Um Datensilos auch nachhaltig loszuwerden, lohnt es sich außerdem mit den Führungskräften aus den Abteilungen zu sprechen. Führen diese eine neue Softwarelösung für ein bestimmtes Problem ein, wird die Verzahnung der Daten oft vergessen. Sensibilisieren Sie Ihre Kollegen und klären Sie über die Bedeutung der Integration der Daten auf. Schließlich profitieren auch sie davon, wenn sie sich nicht regelmäßig selbst um Datenexporte kümmern müssen.

Single Source of Truth und Planung kombinieren

Damit Vertriebler, Finanzcontroller und Produktionsplaner integriert und auf Grundlage derselben Daten arbeiten können, ist ein Data Warehouse ein guter erster Schritt. Wenn es dann aber an die Planung geht, sind rasch wieder mehrere neue Excel-Spreadsheets erstellt. Um das zu vermeiden, kombiniert moderne S&OP-Software Datenbank- sowie Planungs- und Analyselösungen in einem.

Das hat den Vorteil, dass die Daten auch direkt bearbeitet werden können und die Auswirkungen neuer Zahlen auf Pläne und Forecasts direkt sichtbar sind. Neues Excel-Chaos wird verhindert und neuen Insellösungen in Fachbereichen wird vorgebeugt. Alle Aufgaben rund um das Performance Management finden auf ein und derselben Plattformlösung statt.

Die Komplexität der Daten von hunderten oder gar tausenden Produkten entlang der Lieferkette wird damit transparent. Zusammenhänge zwischen Absatz, Produktion und Einkauf lassen sich aufdecken und erkennen. Damit lässt sich auch der sich ständig verändernde Bedarf an Mitarbeitern, Maschinen und Teilen besser planen und abstimmen.

Auch für das Umsatzforecasting und die Kapazitätsplanung von Produktionsstandorten bietet eine solche Harmonisierung und Automatisierung der Prozesse viele Vorteile. Liegen alle Daten immer einheitlich, konsistent und zentral vor, lassen sich Reports und Forecasts leicht automatisieren. So können sich alle Fachbereiche stets über die aktuelle Lage und informieren und ihre Teilpläne entsprechend anpassen, falls nötig. Eine einheitliche S&OP-Lösung für alle stellt dabei sicher, dass die Effekte sich auch in den anderen Teilplänen und dem Gesamtplan immer aktuell widerspiegeln. Anstatt einer Vielzahl unterschiedlicher KPIs aus Abteilungen, definieren Sie sinnvoll einheitliche KPIs für alle im Unternehmen.