Dies ist der zweite Beitrag einer Blog-Reihe über die Anforderungen an eine erfolgreiche Corporate Performance Management-Implementierung. Im ersten Blog wurde die Einbeziehung der Unternehmensleitung als wichtiger Aspekt hervorgehoben. Dieser Beitrag hier erklärt, warum der Finanzbereich – und nicht die IT-Abteilung – die Implementierung leiten sollte. Die Diskussion fokussiert die Finanzfunktion, gilt aber auch für CPM-Implementierungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing oder sonstigen Fachabteilungen.

Die historische Perspektive: Die Zusammenarbeit von IT und Finanzbereich bei ERP-Systemen

In Unternehmen auf der ganzen Welt haben der Finanzbereich und IT-Abteilung bei der Implementierung von Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen zusammengearbeitet. ERP-Projekte werden von der IT geleitet und durchgeführt, wobei das Finanzwesen die Anforderungen beschreibt und Unterstützung bietet – ein vernünftiger Ansatz, wenn man bedenkt, dass ERP-Anwendungen wie die meisten Transaktionssysteme im IT-Bereich angesiedelt sind.

Bei CPM-Implementierungen ist es anders. Der Erfolg bei CPM ist viel wahrscheinlicher, wenn der Finanzbereich das Projekt leitet. Um zu verstehen, warum das so ist, lassen Sie uns mit einer Arbeitsdefinition für die Softwareanwendungen starten, die häufig für Corporate Performance Management verwendet werden:

“Die Technologie zur Optimierung der Geschäftsprozesse rund um Planung, Budgetierung, Forecasting, Reporting und Analyse”

Der Rollentausch: Die Zusammenarbeit von Finanzbereich und IT bei CPM-Systemen

Der zentrale Begriff in der obigen Definition ist: Geschäftsprozesse. ERP-Systeme optimieren die Technologie zur Verarbeitung von Transaktionen; bei CPM geht es um die Verbesserung von Geschäftsprozessen – in der Regel Finanzprozessen. Technologie ist bei CPM notwendig, aber sie ist nur der Enabler. Während die technische Prozessverbesserung naturgemäß bei der IT liegt, liegt die Verbesserung der Finanzprozessen in der Verantwortung der Finanzabteilung. Es ist der Finanzbereich, der die Daten benötigt. Es ist der Finanzbereich, der festlegt, wie diese Daten in Informationen umgewandelt werden sollen, und zwar durch Tabellen, Diagramme und Grafiken, die alle nach dessen Spezifikationen formatiert sind. Es ist das Finanzwesen, das die Geschäftsregeln versteht, die Daten in KPIs verwandelt, die Gründe für das Erreichen oder Verpassen von Kostenzielen aufdeckt bzw. eine bessere Steuerung hinsichtlich der Rentabilität unterstützt. Und es ist das Finanzwesen, das mit dem Planungs- und Budgetierungsprozess bestens vertraut ist.

Der große Graben

Es besteht eine Lücke zwischen den Systemen, die Unternehmensdaten generieren und speichern (ERP, Buchhaltung, CRM, HR) und den Anwendungen, die diese Daten in Form von Berichten, Grafiken und Eingabevorlagen (oft Excel) übernehmen und aufbereiten. Diese Lücke kann aus zwei Richtungen betrachtet werden. Die IT-Abteilung sieht sie von der Seite der Datengenerierung und -speicherung. Die Finanzabteilung betrachtet die Lücke aus dem entgegengesetzten Blickwinkel.

Beide Abteilungen erkennen das Problem und wollen die Lücke schließen. Und wenn sie CPM-Lösungen vorgestellt bekommen, schlagen beide Abteilungen dies in der Regel als die Lösung vor. Aber die unterschiedlichen Perspektiven führen zu erheblich unterschiedlichen Lösungsansätzen.

Die Lücke zwischen Datengenerierung und Datenpräsentation überbrücken

Die IT wird die Brücke als “multidimensionale Erweiterung” der von ihr kontrollierten Datensysteme gestalten: Die Daten behalten und einfach den Datenspeichermodus von transaktional auf analytisch ändern. Dieser Standpunkt legt den Schwerpunkt auf die Datenspeicherung und die optimale Abrufgeschwindigkeit. Das sind wichtige Aspekte, aber eine Überbetonung dieses Modellierungs-Parts kann die Benutzerfreundlichkeit für den Finanzbereich beeinträchtigen. Endanwender benötigen ein Design, das ihr Geschäftsverständnis widerspiegelt.

Ich war einmal an einer großen CPM-Implementierung unter der Leitung des IT Director of Applications beteiligt. Gemäß der typischen IT-Design-Philosophie wollte er ein “CPM Data Warehouse” aufbauen: So viele Daten wie möglich in die CPM-Anwendung einfügen und jede mögliche zukünftige Informationsanforderung vorwegnehmen. Während die Aussicht, in vier Jahren triumphierend eine gewünschte, aber obskure Information zu produzieren, verlockend erscheint, macht die damit verbundene Komplexität der Applikation für die Endanwender im Geschäftsalltag jeden Vorteil eines Data Warehouse-Ansatzes zunichte. Zum Glück für die Nutzer hat der Fachbereich das Design dann doch noch überarbeitet.

Die Finanzabteilung wird die Überbrückung als Erweiterung der Planung, des Berichtswesens und der Geschäftsmodellierung gestalten, die sie derzeit in Excel durchführt. Dieser Ansatz führt zur Entwicklung eines Datenmodells, das die Sicht des Endanwenders auf sein tägliches Geschäft widerspiegelt. Die Abfrage der Datenbank wird intuitiv. Eine Abfrage besteht dann in einem einfachen Mausklick statt in der technischen Aufgabe, einen SQL-Code für einen “Left Outer Join zu schreiben. Ein kleiner Prozentsatz der Daten mag möglicherweise nicht in einem bestimmten Modell enthalten sein – dafür ist die Anwendung jedoch einfach und leicht verständlich, und sie erfüllt sofort 99 % der Informationsanforderungen. Darüber hinaus können die restlichen 1 % durch “Drill through” aus der CPM-Anwendung in das Quellsystem erreicht werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine IT-geführte Implementierung einen Schwerpunkt auf die Daten legt, was zu einem Meisterwerk der Datenspeicherung führt. Eine finanzgeführte Implementierung dagegen wird den Endanwender priorisieren, was zu einer Anwendung führt, die einfach, intuitiv und begeistert genutzt wird. Damit sollte die Entscheidung klar sein.

Lesen Sie dazu auch den ersten Beitrag der Reihe “Erfolgreiche CPM-Projekte”, der sich mit der Bedeutung der Unternehmensleitung als Projekt-Stakeholder befasst.

Autor: Stephen Nelson