Das Ausmaß der Krise von 2020 hat viele überrascht. Alle Augen wendeten sich den Chief Financial Officers (CFO) zu und verlangten nach Antworten auf die Frage, wie zu reagieren sei. Viele bauten Ad-hoc-Lösungen auf, die eine granulare Übersicht über Cashflow, Forderungen und Verbindlichkeiten bieten, um schnell auf unvorhergesehene Umstände reagieren zu können.

Die „neue Normalität“ brachte auch neue Risiken mit sich; allen voran für die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter. Aber auch unvorhergesehene Störungen der Lieferketten und andere Herausforderungen, die in Verbindung mit immer neuen Richtlinien und Regularien der verschiedenen Regierungen standen und teilweise noch jetzt starke Auswirkungen auf die Betriebsmittel haben. Die Ungewissheit zwang Unternehmen, kritische Entscheidungen innerhalb eines sehr knappen Zeitrahmens zu treffen.

Eine agile Planung rückte damit in den Mittelpunkt des Interesses. Viele Annahmen und Planungsmodelle aus der Vorkrisenzeit wurden über Nacht unbrauchbar. Der Spielraum für falsche Annahmen und verfehlte Forecasts schrumpfte mit gefühlter Lichtgeschwindigkeit. Für einige Branchen wie den Einzelhandel und die Reisebranche gab es praktisch von jetzt auf gleich überhaupt keinen Spielraum mehr.

Als Reaktion darauf muss jetzt die digitale Transformation beschleunigt werden, um das Unternehmen resilienter zu machen. Technologische Nachlässigkeit ist dabei fehl am Platz. Die Krise hat gezeigt, dass die digitale Transformation schneller voranschreitet als angenommen, und viele Unternehmen haben erkannt, dass ein Investment in eine bessere Planung sich auszahlt, um den neuen Anforderungen an Geschwindigkeit, Detailtiefe und Genauigkeit der Planung gerecht zu werden.

Um die Planung agiler zu gestalten, sind diese drei Schritte hilfreich:

Finanzielle Transparenz in Echtzeit sicherstellen

Die Krise hat die Notwendigkeit einer zeitkritischen Planung deutlich gemacht. Fragmentierte Daten, getrennte Systeme und manuelle Prozesse erschweren schnelle Planungsprozesse bis hin zur Unmöglichkeit.

Planungsplattformen für Szenarioplanung in der Cloud erfassen Finanzdaten und Nebenbuch-Transaktionen in Echtzeit, um einen ständig aktuellen Blick auf Kosten und Einnahmen sicherzustellen. Mit Hilfe dieser Daten können CFOs schnell Szenarien erstellen, die richtigen Aktionen während des gesamten Zyklus auswählen und die Risiken abwägen, die mit Maßnahmen zum Schutz von Gewinn und Verlust verbunden sind – zum Beispiel die Auswirkungen auf die Finanzierung von Hypotheken durch angepasste Rückzahlungsmodelle.

Als die Belegschaft nach Hause umzog, nutzten die Geschäftsteams die Zusammenarbeit per Video. Für den CFO, bei dem es bei der Zusammenarbeit kritisch auf die Zahlen ankommt, müssen sie noch weiter gehen. Mit finanzieller Transparenz in Echtzeit können CFOs die Kompromisse bei der Ressourcenzuweisung ständig neu bewerten.

Aufbau einer weitgreifenden Datenintegration

Für die alte Planung vor der Krise wurden historische Unternehmensdaten wie aggregierte Produktverkäufe herangezogen und Run-Rates angewandt. Fügte man ein wenig Saisonalität hinzu, war der Plan gut genug. Jetzt benötigt die Planung direkte Daten-Feeds von Dritten wie gesundheitliche, politische und sozioökonomische Faktoren.  Die Verwendung dieser Faktoren als Überlagerung von Stresstest-Modellen erhöht die Belastbarkeit der Forecasts und kann Risiken für eine langfristige Stabilität identifizieren.

Die Integration von Daten Dritter in alte statische Modelle wäre jedoch selbst für die besten Unternehmen eine gewaltige Herausforderung. Stattdessen kann eine digitale Planungsplattform helfen, die direkt mit praktisch jeder Datenquelle verbunden werden kann. Ohne die Möglichkeiten auszuschöpfen, laufen CFOs Gefahr, mit einer überholten Übersicht zurückzubleiben, die durch historische interne Daten stark eingeschränkt ist.

Business Partnering von FP&A beschleunigen

Damit das alles funktioniert, muss das Finanzteam über den traditionellen Planungsrahmen der Jahresbudgets und der Abweichungsanalyse hinausgehen. Sie müssen Experten in der Beurteilung von Kompromissen bei der Ressourcenzuweisung werden. Als Reaktion darauf haben einige CFOs FP&A-Teams aufgeteilt. Ein Team ist dann für die kurzfristige Führung der Organisation zuständig, indem es Cashflow-Verluste ins Visier nimmt und die richtigen Auslöser identifiziert. Das andere arbeitet als Plan-Ahead-Team an der Entwicklung mittelfristiger Zukunftsszenarien.

Bei beiden Ansätzen müssen die FP&A-Teams über den Tellerrand ihrer Excel-Tabellen hinausblicken und näher an die Kollegen aus anderen Abteilungen herantreten. Nur so gelingt die sinnvolle Erstellung funktionsübergreifender (xP&A) Szenarioforecasts und eine langfristige Zusammenarbeit, um zusätzlichen Mehrwert und Stabilität aus vorhandenen Daten zu gewinnen. Hier kann Planungstechnologie helfen, wobei KI und Predictive Forecasting Zeit im Finanzwesen freisetzen, um sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren. Dies beschleunigt den bestehenden Trend, dass FP&A sich vom Scorekeeper zum strategischen Berater wandelt.

Fazit: Mit dem richtigen Werkzeug zum resilienteren Unternehmen

Angesichts der Tatsache, dass viele Branchen existenziellen Bedrohungen ausgesetzt sind, werden die Führung und der Weitblick des CFO für Unternehmen weiterhin entscheidend sein, um Unsicherheiten zu überstehen.

Über das Fortbestehen hinaus können CFOs ihren Unternehmen helfen, sich neu zu erfinden, indem sie die richtigen mutigen Schritte unternehmen. Aber nur, wenn sie es richtig angehen. Ihre FP&A-Teams benötigen das richtige Werkzeug, das zur Echtzeitplanung und vielseitigen Zusammenarbeit befähigt. Somit vermeiden sie es in Zukunft, kalt erwischt zu werden.

Dieser Beitrag ist eine Übersetzung aus dem Englischen und ist zuerst bei FutureCFO erschienen.