In unserem letzten Blogbeitrag „Vorteile und Nachteile von Rolling Forecasts“ haben wir beschrieben, wieso man rollierende Forecasts nutzt, wann dies sinnvoll ist und vor allem auch: für wen. In diesem, unserem dritten und letzten Beitrag der Serie, geben wir fünf Tipps für eine erfolgreiche Implementierung von Rolling Forecasts in FP&A-Prozessen auf.  

Wenn Sie der Ansicht sind, dass es sich für Ihr Unternehmen lohnt, rollierende Forecasts einzuführen, helfen unsere 5 Tipps weiter. Falls Sie sich unsicher sind und unsere letzten beiden Beiträge noch nicht gelesen haben, helfen diese Fragen weiter: Wie groß ist die Lücke Ihrer Ist- und Plandaten am Ende eines Jahres? Ziemlich groß, aber Sie wissen nicht, warum? Mit Rolling Forecasts finden Sie es heraus.

Kommunikation ist das A und O

Der erste und wichtigste Punkt: Wenn Sie der Meinung sind, dass Rolling Forecasts in Ihrem Unternehmen sinnvoll wären, beziehen Sie alle Stakeholder in die Kommunikation mit ein. Erklären Sie, warum sich der Mehraufwand oder die Umstellung Ihrer Meinung nach lohnt und welche Vorteile das rollierende Forecasting mit sich bringt.

Das mag offensichtlich erscheinen; in der Realität zeigt sich aber, dass Projekte oft an der Kommunikation scheitern, weil sich Akteure nicht richtig informiert oder abgeholt fühlen. Wissen die Stakeholder nicht, welche Vorteile sie aus einem Projekt ziehen, fällt es ihnen schwerer, sich dafür zu engagieren. Das gilt sowohl für das Management als auch für Abteilungen sowie deren Führungskräfte.

Dem Management präsentieren Sie beispielsweise Punkte wie eine größere Risikosicherheit und das Aufdecken neuer Chancen durch genauere Planzahlen. Abteilungsleiter freuen sich über eine höhere Flexibilität, etwa wenn das Budget aufgrund gewonnener Erkenntnisse unterjährig angepasst wird, weil aktuelle Ist-Zahlen für eine stärkere Bezuschussung sprechen. So vermeiden Sie Schattenbudgets von vorneherein.

Die Einführung richtig planen

Wie wir in unserem letzten Beitrag schon aufgezeigt haben, können rollierende Forecasts andere, wie den Jahresend-Forecasts entweder ganz ersetzen oder aber ergänzen. Eine pauschale Antwort, welcher Weg der richtige ist, existiert nicht. Deshalb ist eine informierte Auslotung für eine ideale Entscheidung unerlässlich.

Anschließend kann die Einführung des Projekts – ob als Umstellung oder Ergänzung – genau geplant werden. Eine Umstellung bedeutet mehr Überzeugungsarbeit und ist anfangs mit mehr Aufwand verbunden als eine Ergänzung des Forecastings um die rollierenden Forecasts. Zusätzlich ist im Hinterkopf zu behalten, dass der gesetzliche Rahmen für Abschlüsse etc. der gleiche bleibt. Bei einer Umstellung ist deshalb eine schrittweise und vorerst parallele Einführung dringend zu empfehlen, um Fallstricke vor der Komplettumstellung frühzeitig auszumachen und zu lösen.

Auch bei einer Ergänzung ist eine schrittweise Einführung zu empfehlen. So ist es denkbar, erst nur wenige Kennzahlen und Abteilungen einzubeziehen und die rollierenden Forecasts nach und nach auszubauen. Damit der Zusatzaufwand überschaubar bleibt, ist dabei kontinuierlich auf die Kosten-Nutzen-Balance zu achten. Das gilt für verwendete Treiber und das Intervall sowie den Forecasting-Horizont gleichermaßen.

Neue Prozesse abstimmen und umsetzen

Sollen auch unterjährig regelmäßig Forecasts erstellt werden, setzt das voraus, dass entsprechend aktuelle Ist-Daten vorliegen. Das bedeutet auch, dass die Prozesse der Datenerhebung sich ändern. Es reicht nicht mehr, Daten einmal im Jahr einzusammeln und auszuwerten. Die Teams der verschiedenen Abteilungen müssen dafür Sorge tragen, dass immer aktuelle Daten vorliegen – je nachdem, wie das Intervall für die rollierenden Forecasts gewählt wird. Auch hier ist eine offene Kommunikation gefragt, um für Unterstützung zu werben und die einzelnen Abteilungen miteinzubeziehen und am Prozess bei der Auswahl geeigneter KPIs zu beteiligen. Das sorgt für mehr Zustimmung und bessere Forecasts.

Auch hier lässt sich vieles automatisieren: Der Aufwand für die Stakeholder bleibt somit überschaubar. Softwarelösungen für FP&A bieten dafür komfortable Möglichkeiten, die keine IT-Ressourcen binden.

Leistungsziele und rollierende Forecasts strikt trennen

Damit rollierende Forecasts für Ihr Unternehmen maximalen Nutzen bieten, sollten mit den einfließenden Daten und den Forecasts selbst keine variablen Vergütungen verbunden sein. Nur wenn Ihre zentrale Datenbank präzise, konsistente Daten beinhaltet, sind die verschiedenen Berechnungen für Forecasts auch etwas wert. Sind die Forecasts bzw. deren Datengrundlage jedoch an Leistungsziele gebunden, steigt die Wahrscheinlichkeit der Beschönigung. Damit verlieren die Daten an Präzision und der Forecast als Erwartungsrechnung somit an Aussagekraft.

Integrierte und vereinheitlichte Planungsprozesse helfen enorm

Sicher, mit dem Allround-Werkzeug Excel sind rollierende Forecasts umsetzbar. Wer aber nur mit Excel plant, weiß, dass die Prozesse durchaus zeitaufwendig sind. Ein weiteres Controllinginstrument wie das rollierende Forecasting belasten die Kapazitäten zusätzlich. Deshalb ist es ratsam, eine spezialisierte Softwarelösung mit einer zentralen Datenbank zu verwenden, damit die Datenlage ohne weiteren Aufwand durchweg konsistent ist. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass sich viele der anfallenden Aufgaben automatisieren lassen und mühselige Zusammenführungs- und Prüfprozesse mehrerer Excel-Tabellen entfallen. Mit einem zentralen System, in das alle Abteilungsverantwortlichen ihre Zahlen eigenständig eintragen, erleichtern Sie Ihre Arbeit als Controller erheblich und haben Zeit, für wichtigere Aufgaben und Initiativen.

Die Punkte in Kürze

  • Die kommunikative Begleitung des gesamten Prozesses der Einführung rollierender Forecasts hat oberste Priorität. Holen Sie die verschiedenen Stakeholder zu jedem Schritt ab. So entstehen mehr Verständnis und Engagement für Ihr Projekt.
  • Planen Sie die Einführung präzise: Wie groß soll das Intervall sein, und wie groß der Horizont? Wofür soll der rollierende Forecast dienen und welche Daten benötigen Sie dafür? Ein möglichst umfassendes Bild der verschiedenen Gegebenheiten und Anforderungen ist essenziell, um hier die richtigen Antworten zu finden.
  • Bei der Abstimmung neuer Prozesse ist die Kommunikation wieder extrem wichtig. Stellen Sie die Stakeholder nicht vor vollendete Tatsachen.
  • Um das volle Potenzial der Rolling Forecasts ideal ausnutzen zu können, muss die Datengrundlage möglichst genau sein. Entkoppeln Sie diese deshalb von Leistungszielen.
  • Und, last but not least: Die Einführung ist deutlich komfortabler, wenn Ihre Unternehmensplanung bereits auf einer Softwarelösung aufbaut, die als zentrale Plattform für alle Abteilungen und Prozesse dient. So planen Sie kollaborativ und integriert über alle Abteilungen hinweg. Das steigert die Übersichtlichkeit und die Datenqualität.