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Budgetierung für Unternehmen: Traditionell versus Beyond-Budgeting

Wenn es um die Wahl der richtigen Budgetierungsmethode geht, beeinflussen der Managementstil und die Struktur eines Unternehmens die Gestaltung und Durchführung von Budgetierungsprozessen maßgeblich. Vor diesem Hintergrund stellen wir zwei Budgetierungsverfahren einander gegenüber: den klassisch-traditionellen Budgetierungsansatz und die sogenannte „Beyond Budgeting“-Methode. Zusätzlich geben wir Ihnen drei Tipps an die Hand, wie Sie den Budgetierungsprozess in Ihrem Unternehmen optimieren können.

Was ist Budgetierung?

Man spricht von Budgetierung, wenn das Controlling eine Planung in finanzielle Wertgrößen umsetzt. Ein Budget ist dabei ein zielorientierter, in wertmäßigen Größen formulierter Plan. Innerhalb des Plans ist eine bestimmte Zeitperiode mit einem bestimmten Verbindlichkeitsgrad vorgegeben. Eine Budgetierung weist folglich Ressourcen zu, die auf die strategischen Ziele und Vorgaben abgestimmt sind.

Corporate Budgeting: Als Unternehmen flexibler, schneller und vernetzter werden

Mehr denn je sehen sich heutige Unternehmen mit sich schnell ändernden Anforderungen konfrontiert. Wer am Markt gute Chancen haben und digitalen Wandel mit gestalten möchte, muss sich zügig auf den technischen Fortschritt einstellen und jegliche Unternehmensbereiche an die sich verändernden Bedingungen anpassen.
Daher verwundert es nicht, dass sich immer mehr Finanzabteilungen verschiedenster Unternehmen für neue Ansätze im Bereich von Planung und Budgetierung interessieren. Schließlich zählen sie zu den wichtigsten Controllingaufgaben überhaupt und formen die Basis für Handlungsentscheidungen auf Unternehmensebene.

Der Managementstil

Der traditionelle Budgetierungsansatz dürfte einem jeden bekannt sein. Zugespitzt formuliert beschreibt er ein Top-Down-Vorgehen und wirkt kommandierend und kontrollierend. Entscheidungen sind traditionell fest auf der Führungsebene angesiedelt. Sie übersetzt die Zielsetzungen in operative Ziele, Pläne und Initiativen für alle Abteilungen und Mitarbeiter.
Ein „Command & Control“-Ansatz zielt überwiegend auf kurzfristige Gewinne ab. Daraus ergibt sich ein entscheidender, möglicher Nachteil: Kurzfristige Ziele können sich unter Umständen widersprechen oder sogar unerwünschte Verhaltensweisen bei den Mitarbeitern fördern.

Der Ansatz des „Beyond Budgeting“ lässt sich nahezu als gegenteilig verstehen: Führungskräfte befähigen und coachen entsprechende Teams, die in ihrem Tagesgeschäft deutlich enger mit internen und externen Kunden verbunden und den sich verändernden Marktanforderungen konfrontiert sind.

Als Grundannahme dieser modernen Budgetierungsmethode gilt eine Verbesserung der Ergebnisse, da das Management die Kontrolle abgibt. Dadurch ermöglicht es den Abteilungen und Teams, ihre Kundennähe zu nutzen und autonom auf Ziele, Pläne und Initiativen zu reagieren und Einfluss zu nehmen.

Die Unternehmensstruktur

Durch den traditionellen Budgetierungsansatz erhält die Spitze einer Verwaltungsbürokratie zentralisiert Autorität. Sie gibt Ziele, Pläne und Initiativen auf mehreren Unternehmensebenen weiter. Das Mikro-Managen von Geschäftseinheiten und Teams ist die Folge.

Diese zentralisierte Managementstruktur verbraucht enorme Mengen an Ressourcen, Zeit und Geld. Zudem besteht die Gefahr, dass diese Form der Unternehmensstruktur die Führungskräfte von den schnelllebigen Marktentwicklungen isoliert. Gelegenheiten werden im schlimmsten Falle verpasst und das Geschäft geht an die Konkurrenz.

Mithilfe eines eines „Beyond Budgeting“-Ansatzes verändert sich der Ort, an dem Entscheidungen getroffen werden. Die Struktur eines Unternehmens an sich bleibt dabei unberührt. Dezentralisierte Geschäftseinheiten und Teams sind nun in der Lage, autonom zu handeln. Sie erhalten die Freiheit, so zu handeln, wie sie es für richtig erachten.

Da diese Gruppen näher an den Kunden sind und täglich mit ihnen zusammenarbeiten, sind sie sich der Veränderungen der Kundenbedürfnisse stärker bewusst und in der Lage, effektiver und schneller auf diese Veränderungen zu reagieren. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Dezentralisierte Gruppen an vorderster Front liefern bessere Produkte und schneller Dienstleistungen.

Corporate Budgeting: Fazit

Weniger Bürokratie kann bessere Resultate erzielen. Durch den modernen „Beyond Budgeting“-Ansatz lassen sich die traditionellen, festen Ziele durch relative Vergleiche mit Kollegen, Benchmarks und Best Practices ersetzen. Das eröffnet ein besonderes Potenzial, ohne die Unternehmensstrukturen in ihren Grundfesten verändern zu müssen. Der „Beyond Budgeting“-Ansatz ist jedoch nicht für alle Unternehmen geeignet. So werden in jüngster Zeit Kombinationen von Top-Down- und Bottom-Up-Budgetierungsansätzen immer beliebter, um sicherzustellen, dass wertvolles Wissen aus erster Hand über verschiedene Abteilungen oder Geschäftsbereiche einbezogen wird.

3 Tipps für eine bessere Budgetierung

Wenn es um die Budgetierung geht, setzen viele Unternehmen auf Excel-Tabellen oder selbstentwickelte Lösungen. Angesichts der wachsenden Menge an Finanzdaten, die in die Budgetierung einfließen, können beide Ansätze zu einer relativ hohen Fehlerquote führen und in der Folge Eingabe-, Abstimmungs- und Freigabeprozesse unnötig in die Länge ziehen. Um den Budgetierungsprozess zu verbessern, können diese drei Tipps hilfreich sein.

Der Budgetierungsprozess ist in erster Linie kollaborativ zu verstehen. So entspringt eine gute Budgetierung einem breiten Datenfundament, welches die Plandaten verschiedener Fachabteilungen mit einbezieht. Mit den richtigen Tipps können Sie die Budgetierungsprozess in Ihrem Unternehmen verbessern – und zwar bereits in den einzelnen Fachabteilungen.

1. Den Datenumgang transparenter gestalten

Der richtige Zeitpunkt als auch die Art und Weise der Datenweitergabe kann Einfluss auf die Gestaltung des Budgetierungsprozesses nehmen. Auch das Sicherstellen der Vertraulichkeit ist in diesem Zusammenhang ein wichtiges Thema.

Deshalb ist es besonders wichtig, dass alle Prozessbeteiligten genau darüber informiert sind, welches Wissen – ob finanziell oder nicht finanziell – sie mit wem und wann teilen dürfen. Dies stellt sicher, dass sich die Zusammenarbeit nicht unnötig verlangsamt.

Ein Austausch mit anderen Controlling-Experten kann hier Abhilfe schaffen und Input geben, wie sich Arbeitsmethoden verbessern lassen und das Vertrauen in den Budgetierungsprozess steigen kann.

2. Die Kollegen stärker einbeziehen und Vorteile verdeutlichen

Kein Planungsprozess ist perfekt – es gibt immer noch Luft nach oben. Transparenz und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit lauten hier die Zauberworte.

Trotz Kurzlebigkeit ist das pünktliche Einreichen der Daten von besonderer Wichtigkeit. Schließlich nehmen sie Einfluss auf finanzielle und strategische Besonderheiten des Unternehmens, da von ihnen entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. Erst wenn letzter Punkt für alle Prozessbeteiligten klar ist, entwickelt sich auch wirklich die Bereitschaft, Daten fristgerecht einzureichen.

Eine stabile Basis für die Zusammenarbeit und das Vertrauen der Prozessbeteiligten in die Daten wirken sich auf allen Ebenen aus: Auf die Optimierung der Budgetierung, die Steuerung der Organisation und die Ergebnisse im Allgemeinen.

3. Die Datenflut in den Griff bekommen

Wir alle kennen das: Die Menge an Daten in einem Unternehmen erhöht sich zunehmend, was es schwer macht, den Überblick zu behalten. Die Unternehmensdaten müssen zusammengetragen, nach Relevanz für die Budgetierung, die Planung und das Forecasting sortiert und im Anschluss analysiert werden. Und jede Veränderung, wie ein neuer Mitarbeiter oder ein neuer Prozess, verstärken diesen Effekt. Als ein erster Schritt ist hier eine einheitliche Datenbasis, eine Single Source of Truth (SSOT) notwenig.

Ein modernes, passgenaues Werkzeug schafft Abhilfe, indem es die Datensammlung und -analyse automatisiert und folglich vereinfacht. Wenn zuvor manuelle Tätigkeiten erst einmal über eine Software gesteuert werden können, verringert sich die Fehleranfälligkeit deutlich und Dateneingabe- und Freigabeprozesse verkürzen sich.

Mit der richtigen Software lassen sich einfache oder auch komplexe Budgetierungsszenarien erstellen, die Effizienz einzelner Abteilungen deutlich erhöhen mit der Folge eines präzisen, kollaborativen Budgets.

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